Điểm danh những công cụ quản lý phổ biến hiện nay

Đối với những người làm công việc quản lý hay nhà quản trị doanh nghiệp thì những công cụ quản lý là điều vô cùng cần thiết để công việc diễn ra đơn giản mà vẫn mang lại hiệu quả cao. Dưới đây là những công cụ quản lý phổ biến nhất trong năm 2021 mà các doanh nghiệp hiện nay không thể thiếu.

1. Hệ thống quản trị doanh nghiệp Amiss

Hệ thống quản trị Amiss

Amiss là một trong những công cụ quản trị doanh nghiệp được sản xuất bởi công ty CNTT MISA – một trong những công ty nổi tiếng với phần mềm và giải pháp kế toán cho doanh nghiệp.

Hệ thống quản trị Amiss tích hợp nhiều phần mềm cần thiết cho doanh nghiệp như: kế toán, bán hàng, truyền thông, nhân sự, văn thư, tài sản,…phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp hiện nay. Đặc biệt thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa trở lên.

Với phần mềm Amiss doạnh nghiệp có thể dễ dàng hoạch định nguồn nhân lực, quản lý hợp đồng lao động, tuyển dụng, quản lý đào tạo, quản lý thời gian, chấm công , tính lương, quản lý tài sản,…một cách dễ dàng. Phần mềm online tiện dụng, cho phép doanh nghiệp có thể sử dụng dễ dàng trên mọi thiết bị.

2. Phần mềm quản lý dự án Trello

Nếu bạn muốn tìm một phần mềm quản lý dự án đơn giản, dễ sử dụng cho doanh nghiệp mình thì có thể lựa chọn Trello. Đây là phần mềm quản lý dự án, công việc dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện gồm các cột để bạn điền thông tin, tình trạng hoàn thành hoặc các ghi chú một cách dễ dàng.

Với phần mềm này bạn có thể dễ dàng nắm được tiến độ dự án cũng như phân công nhiệm vụ cho cấp dưới dễ dàng hơn. Cách sử dụng Trello cũng vô cùng đơn giản, bạn có thể tạo tài khoản hoặc sử dụng tài khoản google, facebook để đăng nhập. Sau đó tạo các tab công việc, thao tác kéo, thả vô cùng dễ dàng mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng được. Thích hợ sử dụng cho teamwork từ 3 đến 10 người.

3. Phần mềm theo dõi công việc Asana

Phần mềm theo dõi công việc Asana

Asana cũng là một trong những phần mềm theo dõi công việc, quản lý dự án được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. So với Trello thì Asana tích hợp nhiều chức năng hơn. Một số chức năng phổ biến của phần mềm này như:

Cộng tác: Asana có thể liên kết được một nhiệm vụ với nhiều dự án khác nhau mà không cần sao chép. Ngoài ra, chúng còn tích hợp được với Dropbox, Slack, Github,…

Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Asana giúp nhà quản trị dễ dàng lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án thông qua Timeline hoặc để có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi tiến độ một cách trực quan hơn.

Báo cáo: Anasa có chức năng báo cáo tiến độ công việc, giúp nhân viên và nhà quản lý tiết kiệm thời gian làm báo cáo thủ công.

Phân quyền sử dụng: chức năng nổi bật trong Asana chính là tính năng phân quyền riêng tư hoặc công khai cho từng dự án hoặc từng nhiệm vụ.

Phần mềm này đặc biệt thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô cộng tác liên chức năng. Hoặc sử dụng cho team thực hiện nhiều dự án khác nhau.

4. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM

CMR là tên viết tắt của cụm từ Customer Relationship Management có nghĩa tiếng Việt là Quản trị quan hệ khách hàng. Đây là một trong những phần mềm quan trọng trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý tốt thông tin khách hàng phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng, tăng tương tác, gia tăng trải nghiệm khách hàng…Sử dụng phần mềm này cũng giúp doanh nghiệp tìm hiểu được kỹ hơn về hành vi khách hàng từ đó cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng được nhu cầu của khách.

Một số phần mềm CRM được sử dụng phổ biến hiện nay như: On-premises CRM (CRM tại chỗ), Open-source CRM (CRM mã nguồn mở), Cloud CRM, Social CRM,…

5. Các phần mềm giao tiếp từ xa

Với thời buổi công nghệ phát triển như hiện nay thì những cuộc họp hay những cuộc trao đổi từ xa sẽ giúp tiết kiệm thời gian làm việc cho doanh nghiệp. Chính vì thế các phần mềm giao tiếp online trở thành không thể thiếu đối với những người làm quản trị. Dưới đây là một số công cụ giao tiếp phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng.

Các phần mềm giao tiếp từ xa giúp việc trao đổi, họp bàn trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn

Skype

Là một trong những ứng dụng giao tiếp miễn phí được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Cho phép họp trực tuyến, trao đổi thông tin giữa các thành viên khi ở xa, chat online. Đặc biệt với bản trả phí bạn còn có thể gửi tin nhắn SMS và gọi âm thanh đến điện thoại ở phạm vị trong nước và quốc tế.

Zalo

Zalo là ứng dụng nhắn tin, gọi điện miễn phí. Đối với nhiều doanh nghiệp zalo cũng là nơi trao đổi thông tin hàng ngày chính. Bạn có thể dễ dàng tạo nhóm, gửi file một cách dễ dàng.

Zoom

Zoom cho phép bạn tổ chức một cuộc họp online với tối đa 50 người tham gia với thời gian họp kéo dài khoảng 40 phút cho bản miễn phí. Bản trả phí sẽ được sử dụng thời gian nhiều hơn.

Microsoft Teams

Cho phép bạn gửi file word, excel, video, hình ảnh dễ dàng. Teams còn giúp tổ chức cuộc họp, trao đổi thông tin trong nhóm dễ dàng và đơn giản hơn.

Google Hangouts Meet

Là ứng dụng miễn phí của google, tài khoản sử dụng sẽ là tài khoản gmail. Thích hợp sử dụng với các cuộc họp lớn tối đa lên tới 250 người, có thể phát trực tiếp và ghi âm.

Ngoài những ứng dụng trên thì Messenger, Telegram, Slack, Base Meeting,…cũng là những công cụ giao tiếp trực tuyến phù hợp cho doanh nghiệp hiện nay.

6. Các phần mềm chấm công

Sử dụng phần mềm chấm công online không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp mà còn giúp nhân sự khi làm việc ở xa có thể chấm công dễ dàng. Một số phần mềm chấm công online được sử dụng phổ biến hiện nay như:

ACheckin

Là phần mềm giúp nhà quản trị có thể quản lý nhân sự làm việc từ xa. Phần mềm này cho phép checkin bằng QR code, định vị địa điểm làm việc hoặc theo dõi hoạt động trên máy tính của nhân viên xin chấm công.

Fastwork

Fastwork cho phép nhân viên có thể chấm công ở các địa điểm làm việc khác nhau trong phạm vi cho phép và có kết nối với wifi nhờ có định vị GPS và công nghệ Face ID. Ngoài ra, cũng giúp nhà quản lý dễ dàng duyệt đơn xin nghỉ và phân ca làm việc đơn giản.

Checkmein

Là công cụ chấm công online có thể sử dụng được cả trên máy tính và thiết bị di động. Với công cụ này người quản lý có thể nắm rõ được thông tin nhân sự, số ngày công, ngày phép,…Người lao động có thể chấm công online thông qua công nghệ nhận diện khuôn mặt.

7. Phần mềm tuyển dụng từ xa

Phần mềm tuyển dụng từ xa giúp tự động hóa quy trình tuyển dụng và quản lý dữ liệu các ứng viên, sàng lọc, đánh giá ứng viên một cách dễ dàng. Từ đó các công đoạn tuyển dụng được rút ngắn lại, tiết kiệm nhân lực và thời gian của doanh nghiệp và ứng viên.

Một số phần mềm tuyển dụng được sử dụng phổ biến hiện nay như: Base E-Hiring, Zoho Recruit, Talent Solution, Workable, Greenhouse,…

8. Phần mềm quản lý hợp đồng trực tuyến

Phần mềm quản lý hợp đồng trực tuyến

Những phần mềm này giúp người dùng có thể tạo hợp đồng, ký và lưu trữ chúng một cách dễ dàng thông qua hệ thống online. Việc bảo quản hợp đồng trong doanh nghiệp cũng tốt hơn, tránh được những hạn chế của cách bảo quản hợp đồng truyền thống. Một số phần mềm quản lý hợp đồng phổ biến hiện nay như:

Contractbook: quản lý, lưu trữ hợp đồng cũ. Tạo và theo dõi hợp đồng mới cũng như nắm được trạng thái của hợp đồng đã gửi đi.

Concord: theo dõi các hợp đồng hiện có và tạo hợp đồng mới dễ dàng.

openSourceCM: giúp quản lý và lưu trữ hợp đồng hiệu quả. Đồng thời còn giúp quản trị viên hạch toán các khoản nợ hoặc doanh thu tiềm năng một cách dễ dàng.

ContractWorks: phần mềm này giúp gắn thẻ và tìm kiếm dữ liệu thông minh. Đồng thời còn thiết lập cảnh cáo, tạo báo cáo tự động.

Trackado: công cụ hỗ trợ thông báo cho người quản lý các nhiệm vụ cần làm hợp đồng. Đồng thời đánh giá khả năng tài chính của hợp đồng đó.

9. Training, đào tạo trực tuyến

Đối với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, việc tổ chức đào tạo trực tuyến sẽ giúp nhân viên được training dễ dàng mà không tốn nhiều công sức đi lại của người đào tạo.

Một số phần mềm được sử dụng trong việc đào tạo trực tuyến tại doanh nghiệp như: SAP SuccessFactors, Blackboard, OES, Moodle, Blackboard, Base Test Center, Base Square,…

10. Phần mềm quản lý công tác – VNTRIP TMS

Ngày 23/12/2020, Vntrip chính thức ra mắt nền tảng TMS. TMS (Travel Management system) là một giải pháp được VNTRIP phát triển nhằm giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu chi phí công tác và du lịch.

Phần mềm quản lý công tác – VNTRIP TMS

TMS là phần mềm quản lý công tác mới, được xây dựng bởi Công ty TNHH VNTRIP OTA. Cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp tối ưu trong việc quản lý công tác CBNV và đi du lịch của công ty.

Nếu như trước đây việc quản lý cấp trên, nhân viên cấp dưới đi công tác gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát và hạch toán công tác phí, vấn đề về chỗ nghỉ,…Thì với phần mềm TMS tất cả những vấn đề trên đều được giải quyết một cách triệt để.

Chức năng của hệ thống VNTRIP TMS:

Cung cấp giải pháp cho nhà quản lý

• Kiểm tra và đối soát các khoản chi phí dễ dàng, độ chính xác cao.
• Giảm thiểu chi phí và tối ưu nguồn nhân lực.
• Thanh toán chi phí nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Cung cấp giải pháp cho doanh nghiệp

• Số hóa quy trình quản lý nhân viên.
• Thay vì tạo nhiều file quản lý nhân viên thì giờ đây chỉ cần quản lý trên một hệ thống duy nhất.
• Tối ưu dòng tiền, đối soát và thanh toán nhanh sau 45 ngày.
• Kiểm soát công tác phí dễ dàng, minh bạch.

Cung cấp giải pháp cho nhân viên, cán bộ đi công tác

• Chủ động về địa điểm nghỉ ngơi và lịch trình công tác
• Minh bạch các khoản công tác phí
• Không cần giữ lại hóa đơn, cuống vé,…

Khách hàng sử dụng hệ thống quản lý công tác TMS

Mặc dù ra mắt thị trường không lâu nhưng phần mềm VNTRIP TMS đã nhanh chóng nhận được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước. Trong đó phải kể đến các doanh nghiệp hiện đang sử dụng phần mềm này như: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội MB, Công ty TNHH Panasonic Việt Nam, Công ty TNHH Lotte Việt Nam, Công ty TNHH Makita Việt Nam, BIM Group, Bkav, FECON,…

Trên đây là những công cụ quản lý phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay. Để quản lý doanh nghiệp mình một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nhân lực thì bạn có thể tham khảo và áp dụng những công cụ trên cho doanh nghiệp của mình.