Công nợ là gì? Những thông tin quan trọng về công nợ

Công nợ là một khái niệm quá quen thuộc với dân kế toán, nhưng đối với người khác, dù ít nhiều đã nghe đến công nợ nhưng không phải ai cũng hiểu rõ công nợ là gì. Còn bạn, bạn hiểu thế nào về khái niệm này và những thông tin liên quan?

1.Công nợ là gì?

Công nợ là gì? Công nợ là một khái niệm chuyên ngành tương đối phức tạp. Tuy nhiên, bạn cũng có thể hiểu một cách đơn giản là khi doanh nghiệp tiến hành mua sản phẩm, hàng hoá, một dịch vụ nào đó hoặc thanh toán cho cá nhân, tổ chức nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức, số tiền này vẫn còn nợ đến kỳ kinh doanh sau thì được gọi là công nợ.

Công nợ là gì? – Nguồn ảnh: Internet

Công nợ tiếng Anh là gì? Trong tiếng Anh, hiện nay có khá nhiều thuật ngữ chuyên ngành diễn tả công nợ, điển hình như: Debt, Wage, Mortgage, Investments…

Trong đó, “Debt” là từ chuyên ngành được mọi người sử dụng nhiều nhất do nó khá dễ nhờ kể cả những người không chuyên ngành tài chính kế toán.

Công nợ được chia thành 2 dạng như sau:

• Công nợ phải thu: Receivable.
• Công nợ phải trả: To pay debt.

2. Các khái niệm liên quan đến công nợ

Theo từng cách tiếp cận liên sẽ có khá nhiều khái niệm liên quan đến công nợ với doanh nghiệp như sau:

Công nợ đối với nhà nước: Đối với cách tiếp cận theo chính phủ, thì công nợ là khoản Chính phủ cần phải chịu trách nhiệm chi trả. Đa phần trước hợp, khái niệm này được dùng với nghĩa là nợ Chính phủ hoặc nợ nhà nước mà chúng ta thường nghe trên tivi. Tuy nhiên, công nợ ở trường hợp này sẽ khác hoàn toàn với khoản nợ mà quốc gia vay từ các nước khác.

Công nợ phải thu từ khách hàng: Đối với công nợ phải thu từ khách hàng chúng ta có thể hiểu khi một doanh nghiệp xuất thành phẩm đến tay khách hàng đã có hoá đơn chứng từ kê khai thuế, nhưng vì lý do nào đó khách hàng vẫn chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán 1 phần. Trong trường hợp này, để có thể thu được nợ hiệu quả, đòi hỏi doanh nghiệp phải có chính sách công nợ khách hàng rõ ràng và theo dõi liên tục.

Những khái niệm liên quan đến công nợ – Nguồn ảnh: Internet

Công nợ phải trả người bán: Ngược lại với khoản công nợ phải thu từ khách hàng, thì công nợ phải trả người bán là khoản nợ sau khi doanh nghiệp, tổ chức đã nhận được công cụ, vật tư, hàng hoá, dịch vụ từ người bán trong quá trình kinh doanh nhưng người mua vẫn chưa thanh toán.

Các khoản phải thu phải trả khác: Ngoài những trường hợp trên thì những khoản phải thu, phải trả khác như ký quỹ, tạm ứng, ký cược, các tài sản bị thiếu hụt chưa xác định rõ nguyên nhân, các vật tư bị hỏng hóc, mất mát… Khi vấn đề này xảy ra, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có chính sách tối ưu để giải quyết bài toán kiểm soát công nợ, tránh những khoản phát sinh không cần thiết.

Bên cạnh đó, những khoản phải chi trả thêm của doanh nghiệp như trả công nhân viên, trích thanh toán bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, nộp thuế nhà nước. Đây đều là những khoản bắt buộc mà doanh nghiệp cần có nghĩa vụ thực hiện trong quá trình kinh doanh.

3. Phân loại công nợ

3.1 Công nợ phải thu

Công nợ phải thu bao gồm những khoản như: Tiền bán hàng hoá, sản phẩm, doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu được toàn bộ số tiền, những khoản đầu tư tài chính.

Để tránh công nợ kéo dài, gây ra những hệ luỵ với các mức độ nghiêm trọng khác nhau cho doanh nghiệp thì nhiệm vụ của kế toán công nợ là phải đảm bảo theo dõi và đối soát tốt những trường hợp này để thu đúng hạn.

Vì thế, giải pháp quản lý những vấn đề hạn mức công nợ, thời hạn… một cách tối ưu là một bài toán của doanh nghiệp cần thực hiện để tránh thâm hụt quá lớn.

Tìm hiểu về nợ phải thu và nợ phải trả – Nguồn ảnh: Internet

3.2 Công nợ phải trả

Công nợ phải trả sẽ bao gồm những khoản phải trả cho nhà cung cấp các công cụ, dụng cụ, vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hoá… mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền chẳng hạn như công nợ vé máy bay cho chuyến đi công tác của một bộ phận trong doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán cho đại lý bán vé.

Cũng tương tự như công nợ phải thu, nhiệm vụ của kế toán là phải liên tục cập nhật công nợ phải trả, đồng thời phải đối chiếu với sổ sách trùng khớp để hoàn thành việc chi trả cho đối tác.

4. Những lưu ý về hạn mức công nợ

Sau khi hiểu rõ về khái niệm công nợ là gì, thì vấn đề tiếp theo cũng quan trọng không kém mà bạn cần phải quan tâm là yêu cầu và lưu ý về quản lý nợ công. Vì cho dù chỉ là một sai lệch nhỏ cũng có thể khiến cho kết quả tính toán cuối cùng bị sai lệch, gây ra những hậu quả khôn lường. Do vậy những vấn đề bạn cần lưu tâm đến như sau:

4.1 Công nợ phải thu

Đối với công nợ phải thu cần lưu ý những vấn đề bao gồm:

Tùy theo đối tượng và trường hợp cụ thể, kế toán công nợ phải hạch toán nợ phải thu một cách chi tiết. Tốt hơn, nên có hướng giải quyết cho tình huống hạn mức công nợ tối đa và thời hạn công nợ 30 ngày là gì. Từ đó, tránh được tình trạng kéo dài, chiếm dụng vốn khiến cho các khoản nợ tiếp tục khê đọng.

Những vấn đề lưu ý về công nợ phải thu khách hàng – Nguồn ảnh: Internet

Đối với khách hàng thanh toán các khoản phải đảm bảo có đủ những chứng từ liên quan và hợp lệ bao gồm: Biên bản giải quyết công nợ có kèm theo những bằng chứng chính xác về số nợ, biên bản đối chiếu công nợ. Đây là những yếu tố quan trọng giúp cho việc thanh toán, bù trừ minh bạch tránh thất thu và phát sinh giữa hai bên.

Cần phải xác minh các khoản nợ tồn đọng lâu ngày bằng văn bản, rồi mới đưa ra các giải pháp cho bài toán thu hồi nợ dựa vào tình hình thực tế.

4.2 Công nợ phải trả

Những khoản nợ chưa có hoá đơn, nhiệm vụ của kế toán công nợ là phải liên tục cập nhật và thống kê vào sổ sách một cách rõ ràng tiện cho việc theo dõi, đối chiếu. Đây là việc làm quan trọng để tránh những khoản nợ tồn đọng kéo dài, khó giải quyết về sau và làm giảm uy tín doanh nghiệp.

Kế toán công nợ có nhiệm vụ hạch toán một cách chi tiết theo đối tượng, sản phẩm, dịch vụ để tiến hành thanh toán đúng kỳ hạn hợp đồng cho nhà cung cấp, đảm bảo uy tín của doanh nghiệp.

Riêng những khoản phải trả cho nhà nước và người lao động cần phải thực hiện đúng nghĩa vụ. Đây là cách để doanh nghiệp có thể nhận lại được những quyền lợi chính đáng.

Những vấn đề lưu ý về công nợ phải trả

5. Cách tính công nợ

Để quản lý công nợ và đối soát tốt công nợ thì nắm vững những thao tác tính công nợ là điều cơ bản mà kế toán cần phải biết. Để làm được điều này, bạn có thể thực hiện bảng tính công nợ phải thu và phải trả trên file Excel để có thể nhìn một cách tổng quan nhất về tình hình thu chi trong các kỳ.

• Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Excel và tạo một trang tính mới.
• Bước 2: Nhập các dữ liệu liên quan bao gồm STT, tên khách hàng hoặc nhà cung cấp, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, nợ cuối kỳ.
• Bước 3: Nhập những thông tin tương ứng theo hoá đơn, chứng từ vào các cột. Ở cột nợ cuối kỳ bạn lập hàm tính bằng cách lấy nợ đầu kỳ trừ cho tổng phát sinh trong kỳ để ra kết quả nợ cuối kỳ.

Làm thế nào để tính và kiểm soát công nợ doanh nghiệp hiệu quả? – Nguồn ảnh: Internet

Tuy nhiên, ngoài cách thực hiện thủ công tất cả các thao tác trên file excel, thì hiện nay có nhiều phần mềm công nghệ quản lý công nợ chuyên dành cho doanh nghiệp, sẽ giúp đơn giản hóa những thao tác này, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp dễ dàng thực hiện, quan sát, kiểm tra để đưa ra những kế hoạch, kiểm soát chi phí công tác theo từng phòng ban… Nhờ vào đó để phương án giải quyết nhanh dựa vào tình hình thực tế và cân đối sao cho phù hợp.

6. Cách quản lý công nợ hiệu quả

Trong xu hướng quản lý hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều hướng đến việc tận dụng tối đa nguồn vốn. Vì thế, việc quan trọng cần phải thực hiện là thu hồi tối đa những khoản nợ từ khách hàng, đồng thời kéo dài thời hạn thanh toán chi phí cho nhà cung cấp.

Nếu thực hiện được điều này, đây sẽ là một điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp có được nguồn vốn dồi dào, linh động đầu tư cho việc kinh doanh. Tuy nhiên, việc này không phải dễ dàng, đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra lời giải đáp cho bài toán quản lý công nợ một cách tối ưu nhất.

Để quản lý công nợ hiệu quả, ngoài việc hiểu rõ công nợ là gì, thì đòi hỏi người quản lý cần phải vận dụng tốt và linh hoạt những biện pháp kiểm soát công nợ để tránh tình trạng tài chính của doanh nghiệp bị ảnh hưởng, thiếu hụt vốn.

Những vấn đề lưu ý để quản lý công nợ hiệu quả – Nguồn ảnh: Internet

Những lưu ý quan trọng đối với việc quản lý công nợ như sau:

Cần có bảng phân loại khách hàng, đánh giá và đặt ra chính sách công nợ theo từng đối tượng khách hàng, có thể gộp chung thành các nhóm.

Nên xây dựng một kế hoạch bán hàng hợp lý ngay từ đầu phù hợp với từng nhóm khách hàng và nhà cung cấp. Liên tục cập nhật tình hình, điều chỉnh, bổ sung phù hợp với tình hình thực tế. Quan trọng nhất, nên có chính sách bán hàng hợp lý ngay từ đầu, rõ ràng, minh bạch để hạn chế tình trạng khách hàng mua nhưng kéo dài việc thanh toán.

Trong trường hợp chậm thanh toán, cần có những quy định rõ ràng về hạn mức công nợ, thời hạn thanh toán, các mức phạt khi chậm trễ hoặc khi khách hàng không có ý định thanh toán.

Nghiệp vụ của nhân viên là một yếu tố quan trọng liên quan đến vấn đề công nợ doanh nghiệp – Nguồn ảnh: Internet

Phải có sự chuẩn bị tốt về nguồn lực theo từng giai đoạn. Đối với bộ phận, nhân viên trực tiếp tư vấn, làm việc với khách hàng, đối tác có các khoản nợ cần được rèn luyện kỹ năng như cách xử lý tình huống, giao tiếp, thái độ chuyên nghiệp, khéo léo trong việc đốc thúc khách thanh toán nợ… Đồng thời cần ghi chép rõ ràng để tránh việc dễ bị nhầm lẫn hoá đơn dẫn đến thất thu.

Đánh giá lại quy trình thu hồi công nợ để cải thiện theo tình hình thực tế, chẳng hạn như ngoài việc thu truyền thống thì có thể áp dụng những phương pháp tiện lợi hơn là chuyển khoản, quản trị tín dụng khách hàng… để giảm thiểu tình trạng bị trì hoãn thời gian đúng hạn.

Đồng thời việc quản lý công nợ, cách tính công nợ chính xác, kịp thời để có thể đối soát công nợ nhanh chóng, trùng khớp với khách hàng cũng cực kỳ quan trọng.

Ngoài ra, lập chỉ tiêu KPI cho nhân viên, có bảng đáng giá nhân sự theo từng giai đoạn, có chính sách khen thưởng, động viên và các mức phạt rõ ràng sẽ là động lực và trách nhiệm để nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình.

Như vậy, việc tìm hiểu công nợ là gì, những phương pháp kiểm soát công nợ hiệu quả là việc rất quan trọng để quản lý hiệu quả chi phí, tránh tình trạng thâm hụt vốn và khó khăn trong việc đối soát, kiểm tra sau này, từ đó góp phần vào thành công của doanh nghiệp.