Hướng dẫn kê khai theo mẫu bảng kê chi phí công tác

Mặc dù bạn có thể download mẫu bảng kê chi phí công tác từ internet, nhưng việc nắm rõ cách điền thông tin các khoản chi, thanh toán trong bảng kê sao cho hợp lệ, mức phí công tác tùy theo đối tượng được áp dụng sẽ giúp bạn thực hiện chính xác, tránh sai sót dẫn đến thiếu hụt chi phí và mất nhiều thời gian khi phải làm lại bảng báo cáo mới.

Xem thêm: 

• Đi công tác xa cần chuẩn bị những gì?
• Kinh nghiệm đặt phòng khách sạn đi công tác đầy đủ nhất

1.Quy định chung về chi phí công tác hợp lệ

Về quy định chung liên quan đến chi phí đi công tác của nhân viên và báo cáo chi phí công tác như sau:

Thanh toán công tác phí nhằm mục đích tạo điều kiện cho người đi công tác giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc của công ty có khả năng thanh toán những chi phí cần thiết bao gồm chi phí đi lại, ăn ở, phụ cấp theo quy định trong những ngày công tác dựa theo quyết định của tổng giám đốc hoặc người được tổng giám đốc uỷ quyền phân công qua mẫu mẫu quyết định chi phí công tác, giấy giới thiệu, giấy đi đường.

Riêng trường hợp đi công tác ở nước ngoài, cần có quyết định bằng văn bản của tổng giám đốc, nếu tổng giám đốc đi công tác nước ngoài cần có quyết định bằng văn bản có chữ ký của Chủ tịch HĐQT.

Chủ tịch HĐQT, TGĐ hoặc người do TGĐ uỷ quyền, cần phải cân nhắc, xem xét kỹ trước khi quyết định cử cán bộ nhân viên đi công tác liên quan đến số lượng, thành phần, thời gian để đảm bảo tiêu chí tiết kiệm chi phí và nâng hiệu quả công việc.

Tìm hiểu quy định chung liên quan đến chi phí công tác – Nguồn ảnh: Internet

Về nội dung thanh toán chi phí sẽ bao gồm:

• Tiền vé xe, tàu, máy bay lượt đi và về, tiền thuê phương tiện lượt đi và về từ văn phòng đến nơi công tác, từ nơi ở đến địa điểm làm việc.
• Phụ cấp lưu trú.
• Tiền thuê chỗ ở tại nơi sẽ đến công tác như khách sạn, nhà nghỉ, nhà trọ.
• Tiền khoán công tác phí hàng tháng trong trường hợp có yêu cầu phải đi liên hệ công tác thường xuyên mà không thanh toán theo từng ngày.
• Những khoản phí, lệ phí khác dựa theo thông lệ quốc tế trong trường hợp công tác ở nước ngoài.

Những trường hợp không được thanh toán công tác phí như sau:

• Thời gian điều dưỡng, điều trị ở những cơ sở y tế hay nghỉ ở nhà điều dưỡng, dưỡng sức.
• Những ngày công nhân viên học tập, đào tạo đã được thanh toán theo chế độ đào tạo có quyết định bằng văn bản của TGĐ.
• Những ngày người công tác làm việc riêng trong thời gian đi công tác không liên quan đến công việc.
• Những ngày đi du lịch, tham quan đã được thanh toán dựa theo dự toán được ban giám đốc duyệt kèm theo quyết định cử đi tham quan, du lịch bằng văn bản.
• Thời gian người đi công tác được giao nhiệm vụ lưu trú, biệt phái ở một địa phương, đơn vị khác dựa vào quyết định của tổng giám đốc hoặc người được tổng giám đốc ủy quyền phân công có văn bản kèm theo.

2. Mức phí công tác theo từng đối tượng là cán bộ, công chức

2.1 Phụ cấp lưu trú theo đối tượng

Phụ cấp lưu trú theo đối tượng sẽ được chi trả mức công tác phí như sau:

Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động công tác tại vùng có điều kiện bình thường: Có mức công tác phí là 200.000 đồng/ngày.

Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động ở đất liền được cử đi công tác làm nhiệm vụ trên biển, đảo: Có mức công tác phí 250.000 đồng/người/ngày thực tế đi biển, đảo.

2.2 Tiền thuê phòng nghỉ tại nơi công tác

 Theo hình thức khoán được tính như sau:

Lãnh đạo cấp Bộ trưởng, Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 trở lên, không phân biệt nơi đến công tác: 1.000.000 đồng/ngày/người.

Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động còn lại đi công tác ở quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc TW và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh: 450.000 đồng/ngày/người.

Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động còn lại đi công tác tại huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc TW, tại thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh: 350.000 đồng/ngày/người.

Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động còn lại đi công tác tại các vùng còn lại: 300.000 đồng/ngày/người.

Trả theo hoá đơn thực tế thì mức chi phí sẽ như sau:

Lãnh đạo cấp Bộ trưởng và các chức danh tương đương, không phân biệt nơi đến công tác: 2.500.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng.

Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3 đi công tác tại các quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc TW và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh: 1.200.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng.

Các đối tượng còn lại đi công tác tại các quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc TW và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh: 1.000.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.

Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3 đi công tác tại các vùng còn lại: 1.100.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng.

Các đối tượng còn lại đi công tác tại các vùng còn lại: 700.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.

Mức công tác phí hợp lệ – Nguồn ảnh: Internet

2.3 Tiền chi phí đi lại

Theo hình thức khoán mức chi phí được tính như sau:

Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 159/2015/TT-BTC: Áp dụng cho các chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô khi đi công tác.

Cách tính cứ 0,2 lít xăng/km: Cán bộ, công chức, viên chức không có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô khi đi công tác, nhưng nếu đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 10km trở lên (đối với các xã thuộc địa bàn kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn theo các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ) và từ 15km trở lên (đối với các xã còn lại) mà tự túc bằng phương tiện cá nhân của mình.

Theo hóa đơn thực tế mức chi phí sẽ bao gồm các khoảng như sau:

Chi phí bao gồm chiều đi và về, tính từ nhà hoặc cơ quan đến sân bay, ga tàu, bến xe; vé máy bay, vé tàu, xe vận tải công cộng đến nơi công tác và theo chiều ngược lại.

Chi phí đi lại ở tại địa địa phương nơi đến công tác: Tính từ chỗ nghỉ đến chỗ làm việc, từ sân bay, ga tàu, bến xe về nơi nghỉ (lượt đi và lượt về).

Cước, phí di chuyển bằng phương tiện đường bộ, đường thủy, đường biển cho bản thân và phương tiện của người đi công tác.

Cước liên quan đến tài liệu, thiết bị, dụng cụ, đạo cụ (nếu có) nhằm mục đích phục vụ trực tiếp cho chuyến đi công tác mà người đi công tác đã chi trả trước đó.

Cước hành lý của người đi công tác bằng máy bay, nhưng giá vé lại không bao gồm cước hành lý mang theo.

2.4 Khoáng công tác phí theo tháng

Đối với cán bộ cấp xã thường xuyên phải đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng; cán bộ thuộc các cơ quan, đơn vị còn lại phải thường xuyên đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng thì chi phí chi trả là: 500.000 đồng/người/tháng.

3. Chi phí vé máy bay công tác hợp lệ

Chi phí vé máy bay công tác hợp lệ bao gồm 3 trường hợp như sau:

Trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay trực tiếp tại các quầy bán vé hay đại lý thì cần:

• Hoá đơn.
• Vé máy bay.
• Chứng từ thanh toán.
• Nếu như giá trị đơn hàng từ 20 triệu đồng trở lên thì cần phải chuyển khoản.

Trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử:

• Vé máy bay điện tử (chính là hoá đơn điện tử) thường sẽ được gửi về email cho người mua.
• Thẻ lên máy bay (boarding pass).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trường hợp không thu hồi được thẻ lên bay bay thì cần phải có: Vé máy bay điện tử, quyết định cử đi công tác và chứng từ không dùng tiền mặt.

Chi phí vé máy bay công tác hợp lệ – Nguồn ảnh: Internet

Trường hợp doanh nghiệp giao khoán cho cá nhân chủ động mua vé máy bay với hình thức thanh toán bằng thẻ ATM hay thẻ tín dụng có chủ sở hữu là cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì nếu doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ và chứng từ có thể chứng minh được khoảng chi phí này nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì cần có:

• Vé máy bay (Nếu mua qua website thì vé máy bay điện tử chính là hoá đơn).
• Thẻ lên máy bay.
• Những giấy tờ liên quan đến quyết định điều động người lao động đi công tác đã được xác thực từ doanh nghiệp (còn gọi là quyết định cử đi công tác).
• Quy định của doanh nghiệp về việc cho phép người lao động chủ động thanh toán công tác phí thông qua thẻ cá nhân với điều kiện chủ thể là người lao động được cử đi công tác đứng tên và thanh toán lại cho doanh nghiệp.
• Chứng từ thanh toán của doanh nghiệp chi trả cho cá nhân mua vé (cần phải chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp sang cho tài khoản cá nhân).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.

4. Điều kiện cần để đưa ra chi phí công tác hợp lý

1. Quyết định cử đi công tác (Mẫu giấy điều động đi công tác): Nêu rõ tên cán bộ được cử đi, thời gian và phương tiện.

2. Giấy đi đường đã được xác nhận của doanh nghiệp cử đi công tác bao gồm ngày đi, ngày về. Nơi được cử đến công tác bao gồm này đến, ngày đi hoặc xác nhận của địa điểm lưu trú cụ thể như khách sạn, nhà nghỉ.

3. Các hoá đơn, chứng từ trong quá trình đi công tác bao gồm: Hóa đơn, vé tàu xe, vé máy bay, thẻ lên máy bay, hoá đơn taxi, hoá đơn phòng nghỉ… Trường hợp trên 20 triệu cần phải chuyển khoản. 

4. Quy định chế tài chính hoặc quy định chế nội bộ của doanh nghiệp. Trường hợp khoán chi phí công tác cho nhân viên cần phải ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng.

Mức công tác phí hợp lý: Căn cứ vào Thông tư 96 thì không có quy định mức phí chính xác, chỉ quy định về việc người đi công tác có đầy đủ hoá đơn, chứng từ nhằm chứng minh khoản công tác phí này phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh.

Trường hợp doanh nghiệp khoán chi công tác phí cho nhân viên cử đi công tác thì cần thực hiện dựa vào quy chế của công ty. Trường hợp phí cao hơn quy chế sẽ bị loại.

5. Mẫu bảng kê chi phí công tác

Mẫu bảng kê chi phí công tác hay mẫu báo cáo chi phí công tác, bạn có thể thực hiện tính toán trên excel hoặc thông qua word.

Bảng kê chi phí công tác excel theo hình dưới đây:

Mẫu bảng kê chi phí công tác – Nguồn ảnh: Internet

Bạn cần ghi rõ họ và tên của người được cử đi công tác, đơn vị làm việc và các chi phí liên quan như hình bao gồm tiền nhà trọ, tề xe, số tiền mua vật dụng phục vụ cho công việc, tính tổng chi phí bằng cách cộng lại các khoản và ghi lại trong bảng theo mục cụ thể.

Người làm bản kê công tác phí cần lưu ý ghi tổng số tiền phục vụ cho quá trình công tác, số tiền cơ quan tạm ứng để tính ra số tiền cần nhận thêm từ cơ quan là bao nhiêu.

Bên cạnh đó, để đảm bảo tín xác thực của những thông tin được kê khai đúng sự thật thì cần phải có hoá đơn kèm theo như hoá đơn taxi, vé tàu xe, khách sạn…

Sau khi hoàn thành bản kê cần có chữ ký xác nhận từ cấp trên, chấp nhận những thông tin kê khai đúng sự thật để có thể nhận tiền từ phòng tài chính, kế toán. Bên cạnh đó, bạn cần tham khảo thêm giấy đề nghị thanh toán, bảng cân đối kế toán trong một số trường hợp cần thiết.

Hy vọng, với những chia sẻ về mẫu bảng kê chi phí công tác và những vấn đề liên quan, đã giúp bạn có thể hiểu rõ hơn những quy định về công tác phí để có thể kê khai một cách chính xác, tiết kiệm thời gian.

Tham khảo thêm: Giải pháp quản lý công tác TMS dễ dàng hơn cho doanh nghiệp.