Các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp bạn cần biết

Các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp gồm những gì? Chuyển đổi số (CĐS) đối với các doanh nghiệp là một đề bài khó khăn, cần thời gian dài để thực hiện từng bước. Bởi việc thay đổi một hệ thống đã có hàng chục năm không phải là chuyện có thể thực hiện dễ dàng. Đây là vấn đề về nhận thức và trình độ.

1. Khái niệm chuyển đổi số

Nhìn chung, chuyển đổi số là sự thay đổi, đổi mới trong phương pháp quản lý, cách thức hoạt động. Từ phương thức truyền thống sang các nền tảng trên môi trường số (không gian mạng).

Để tìm hiểu cụ thể hơn về khái niệm này, mời các bạn theo dõi bài viết: Chuyển đổi số là gì? Các khái niệm về chuyển đổi số bạn cần biết

2. Các bước chuyển đổi số của doanh nghiệp

Hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp sẽ trải qua 3 giai đoạn và 6 bước.

Ba giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp

Giai đoạn 1: Số Hoá Thông Tin – Digitization

Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp sẽ thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu sang dạng kỹ thuật số (digital). Điều này thể hiện ở những hành động căn bản nhất như scan tài liệu, thông tin dạng giấy sang lưu trữ ở dạng file điện tử như excel, PDF và lưu trữ trong hệ thống máy tính của công ty.

Trong giai đoạn này dữ liệu sẽ được quản lý tập trung, có hệ thống.

Giai đoạn 2: Số Hoá Quy Trình – Digitalization

Đây là giai đoạn áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình hiện tại. Các hoạt động trong giai đoạn này giúp giảm chi phí vận hành và tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng các thông tin đã được chuyển sang dạng điện tử ở giai đoạn 1 để phân tích và đưa ra các cải tiến hoặc thay đổi quy trình vận hành hiện tại. Doanh nghiệp cũng thường áp dụng các công nghệ khác trong giai đoạn này để nâng cao chất lượng.

Ví dụ: Một biểu hiện đơn giản của quá trình này chính là hợp đồng điện tử hay chữ ký điện tử. Các bên trong hợp đồng sẽ không cần thiết phải mất thời gian di chuyển để ký kết.

Giai đoạn 3: Số Hoá Toàn Diện

Thực hiện đến giai đoạn 3 mới chính là chuyển đổi số.

Để thực hiện được các thay đổi mang tính đột phá trên, chuyển đổi số đã tác động toàn diện tới các lĩnh vực kinh doanh, công nghệ và con người. Một chiến lược chuyển đổi số thành công được bắt đầu từ sự thống nhất về chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp xem việc sử dụng công nghệ như một sự hỗ trợ đắc lực cho việc hiện thực hóa chiến lược kinh doanh. Đồng thời tác động đến văn hóa tổ chức công ty. Mục đích hướng đến việc kiến tạo một tổ chức đồng thuận và có chung hiểu biết về chuyển đổi số.

6 bước chuyển đổi số của doanh nghiệp

6 bước CĐS được thực hiện dựa trên 3 giai đoạn CĐS. Cụ thể:

Bước 1: Xác định mục tiêu chuyển đổi số

Xác định mục tiêu chuyển đối số thường đi kèm với việc đánh giá chính năng lực của doanh nghiệp đó trên các phương diện:

• Nhân sự – khả năng và độ thích ứng
• Tài chính
• Công nghệ đang sử dụng
• Văn hóa doanh nghiệp

Lúc này, doanh nghiệp phải trả lời được các câu hỏi: mức độ thích ứng của doanh nghiệp hiện tại và những thay đổi dự tính ra sao? Đâu là những thay đổi cần thiết để xúc tiến quá trình số hóa diễn ra nhanh hơn, thuận lợi hơn?

Bước 2: Lập kế hoạch và lộ trình triển khai chuyển đổi số

Ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ hoạch định phương án phát triển cụ thể, từ ứng dụng công nghệ đến thay đổi mô hình vận hành, làm công tác tư tưởng cho đội ngũ liên quan…

Từng bước nhỏ sẽ là nền móng để thực hiện những quy trình dài hơi.

Bước 3: Số hóa tài liệu, quy trình

Đây là thay đổi cơ bản, cần thiết của doanh nghiệp trong quá trình CĐS. Việc số hóa quy trình được thể hiện rõ nhất trong thời đại giãn cách vì Covid. Nhân viên phải làm việc ở nhà, làm việc từ xa. Nhưng như vậy họ vẫn đảm bảo được hiệu suất còn doanh nghiệp vẫn có phương án để quản lý nhân sự.

Nếu ứng dụng tốt thì việc số hóa tài liệu, quy trình sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều. Vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm nhân lực, chi phí.

Bước 4: Phát triển năng lực nội bộ

Những công nghệ mới sẽ đòi hỏi người có trình độ để thực hiện, vận hành nó. Sự cấp thiết của việc phát triển năng lực nội bộ được thể hiện trong những buổi tập huấn, hội thảo. Nhân sự cần phát triển năng lực để kiểm soát và quản lý công nghệ

Nhân sự là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp nhưng cũng có thể là vật cản nếu không theo kịp bước tiến chung.

Bước 5: Phát triển hạ tầng công nghệ số

Doanh nghiệp nên bắt đầu thay thế các phần mềm, ứng dụng cũ bằng các lựa chọn tối ưu hơn. Tuy nhiên, các phần mềm phức tạp hay tự code chưa hẳn lúc nào cũng tốt. Để tránh mua những phần mềm, tính năng tân tiến về rồi để đó, doanh nghiệp nên tập trung vào các phần mềm cần thiết và phù hợp nhất cho nhu cầu doanh nghiệp hiện tại nhưng vẫn ‘đặt câu hỏi’ về khả năng tích hợp, mở rộng tính năng trong tương lai.

Bước 6: Tiếp tục ưu hóa và cải thiện

CĐS không phải là đích đến mà là quá trình. Đằng sau mỗi thay đổi, nhà điều hành nên dành thời gian đánh giá lại tính hiệu quả của các thay đổi tại các cấp khác nhau, từ đó rút ra các bài học, đặt nền tảng để tiếp tục phát triển phù hợp hơn.

Trên đây Vntrip đã giới thiệu đến bạn đọc các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp. Theo dõi Vntrip để biết thêm nhiều thông tin bổ ích nhé!

Bài viết liên quan:

• Vai trò và tầm quan trọng của chuyển đổi số
• Các ví dụ điển hình về chuyển đổi số