Chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm bao nhiêu là hợp lý?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là số liệu phản ánh tổng chi phí dùng cho các hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm bao nhiêu là hợp lý? Hãy cùng Vntrip tìm hiểu rõ hơn thông qua bài viết đây.

1. Các chi phí của doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp được hiểu đơn giản là chi phí mà mỗi doanh nghiệp bỏ ra để vận hành toàn bộ các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp thì đây là loại chi phí vô cùng quan trọng.

Doanh nghiệp bỏ ra nhiều loại chi phí khác nhau để đảm bảo hoạt động kinh doanh

Về cơ bản, các khoản chi phí của doanh nghiệp bao gồm:

• Chi phí nhân viên quản lý: là chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả bao gồm tiền lương, thưởng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn,..cho cán bộ công nhân viên.
• Chi phí vật liệu quản lý: là chi phí cho các vật liệu, công cụ, dụng cụ, thiết bị dùng trong doanh nghiệp,…Chi phí sửa chữa các dụng cụ, vật liệu cũng thuộc chi phí vật liệu quản lý.
• Chi phí đồ dùng văn phòng: là chi phí sử dụng cho các đồ dùng văn phòng phẩm.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: là chi phí chi cho nhà xưởng, mặt bằng, kho bãi, văn phòng làm việc
• Thuế, phí và lệ phí: là chi phí mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước như thuế môn bài, thuế đất, thuế tài nguyên,…
• Chi phí quản lý công tác: chi phí mà doanh nghiệp dành ra cho các chuyến công tác như vé máy bay, vé tàu, chi phí đặt phòng, khách sạn,..
• Chi phí dự phòng: là chi phí doanh nghiệp sử dụng cho các khoản nợ dự tính phải trả cho các bên phục vụ công việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp
• Chi phí khác: chi phí mua bằng sáng chế, hội nghị, tiếp khách,…

2. Chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm bao nhiêu là hợp lý?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một biến phí thay đổi theo từng hoạt động của doanh nghiệp, theo nhu cầu của thị trường. Bởi vậy bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có khả năng phải đối mặt với sự thay đổi về chi phí quản lý doanh nghiệp thông qua việc tăng hay giảm các loại chi phí quản lý.

• Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể tăng do doanh nghiệp mở rộng quy mô đồng nghĩa với việc tăng về nhân viên, tăng lương, thưởng và phụ cấp cho nhân viên. Tăng về thuê mặt bằng, chi phí văn phòng, chi phí tài sản cố định,…
• Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể giảm do thay đổi chính sách phát triển, cắt giảm các chi phí,…

Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể thay đổi tùy theo hoạt động của doanh nghiệp

Chi phí quản lý tăng hay giảm đều quan trọng và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp tăng chi phí quản lý nhưng tương ứng với đó là lợi nhuận tăng thì doanh nghiệp vẫn ổn định và dễ dàng có hướng giải quyết. Nếu chi phí tăng mà lợi nhuận giảm thì cần xem xét lại các chi phí và hoạt động của doanh nghiệp.

Nếu chi phí giảm mà lợi nhuận tăng thì doanh nghiệp quản lý tốt, đã loại bỏ được những chi phí không cần thiết, giải quyết được những lỗ hổng trong khâu quản lý doanh nghiệp. Nếu chi phí giảm, doanh thu cũng giảm hoặc không có thì doanh nghiệp nên xem xét lại cách quản lý bởi có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng hơn trong tương lai.

Doanh nghiệp nên tiết kiệm các chi phí không cần thiết

Tùy từng quy mô hoạt động và từng loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp nên kiểm soát chi phí quản lý sao cho phù hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình. Doanh nghiệp nên đưa ra định mức cho chi phí quản lý doanh nghiệp hàng năm để từ đó đưa ra các kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp.

3. Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp

Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp là khác nhau tùy từng đối tượng doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung thì cần dựa vào các tiêu chí sau:

• Đưa ra cụ thể các chi phí quản lý cần chi trả, với mỗi chi phí tính xem cần phải trả bao nhiêu.
• Xem xét trong các chi phí của doanh nghiệp thì chi phí nào là cố định, chi phí nào là thay đổi để tách riêng từng loại theo từng mục. Với chi phí cố định thì doanh nghiệp có thể định mức được. Nếu với chi phí thay đổi thì cần phải đưa ra dự toán ngay từ đầu chứ không phải có bao nhiêu là chi bấy nhiêu.
• Cần nắm rõ các chi phí dự trù để doanh nghiệp có thể phân bố một cách hợp lý.

Tính chi phí quản lý doanh nghiệp cần rõ ràng, rành mạch

Việc tính chi phí quản lý doanh nghiệp không những giúp doanh nghiệp đưa ra được các dự toán chi phí ngay từ đầu mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát, theo dõi chặt chẽ các chi phí có thể chi ra trong 1 năm tới. Từ đó có kế hoạch cụ thể để doanh nghiệp phát triển.

4. Ý nghĩa của tỷ lệ chi phí trên doanh thu

Tỷ lệ chi phí trên doanh thu được tính là tổng chi phí bỏ ra để tạo nên sản phẩm, dịch vụ trên tổng thu nhập theo tháng, quý hoặc năm. Tính chính xác được tỷ lệ này giúp doanh nghiệp đưa ra các định hướng, chiến lược cho hoạt động kinh doanh phát triển hơn, sinh lời nhiều hơn.

Biểu đồ thể hiện doanh thu và chi phí

Ví dụ một doanh nghiệp tháng vừa rồi đã chi 300 triệu cho tiền mặt bằng, vật tư, máy móc, tiền lương cho cán bộ nhân viên và các khoản chi phí khác mà lợi nhuận thu về 1 tỷ thì tỷ lệ chi phí trên doanh thu là 30%. Nếu doanh nghiệp yêu cầu tỷ lệ này không được vượt quá 15% thì tháng vừa rồi chi phí 300 triệu đã quá mốc quy định. Doanh nghiệp cần tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục để chi phí được giảm xuống hoặc tìm cách để tăng doanh thu lên.

5. Làm sao để kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả? 

♦ Quản lý chặt chẽ các khoản chi phí

Nhà quản lý cần kiểm soát một cách chặt chẽ các khoản chi phí trong doanh nghiệp mình. Cần có các báo cáo rõ ràng, minh bạch về thu, chi hàng ngày, tuần, tháng, quý. Việc nắm rõ các khoản chi phí cố định và chi phí phát sinh ngoài giúp công tác quản lý trở nên dễ dàng hơn. Hạn chế thâm hụt ngân sách.

♦ Lập định mức chi phí

Để các khoản chi phí không vượt quá mức cho phép thì doanh nghiệp cần lập định mức chi phí cụ thể cho các khoản chi. Sau đó, so sánh với các khoản chi phí thực tế và có hướng điều chỉnh phù hợp.

♦ Ứng dụng phầm mềm trong công tác quản lý doanh nghiệp

Ngày nay, để kiểm soát tốt chi phí quản lý doanh nghiệp cũng như các hoạt động trong công ty thì những phần mềm quản lý là không thể thiếu. Dưới đây là một số phần mềm quản lý chi phí doanh nghiệp nên sở hữu:

• Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP
• Phần mềm MISA AMIS
• Phần mềm Microsoft Dynamic
• Phần mềm SAP Business One
• Phần mềm Open Bravo
• Phần mềm quản lý công tác Vntrip TMS.
• Phần mềm OCC – digiiMS
• Phần mềm quản lý doanh nghiệp FastWork
• Phần mềm Oracle

Chi phí công tác luôn là khoản chi phí khó hạch toán nhất, với phần mềm Vntrip TMS mọi lo lắng của doanh nghiệp sẽ được giải quyết. 

♦ Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí trong doanh nghiệp

Chi phí nhiều hay ít phụ thuộc nhiều vào ý thức tiết kiệm của toàn bộ thành viên trong doanh nghiệp. Chính vì thế nhà quản trị cần tạo các buổi nói chuyện, trao đổi với nhân viên để họ biết được tầm quan trọng của việc tiết kiệm chi phí. Từ đó cùng xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí không cần thiết.

Với những chia sẻ trên đây, hy vọng bạn đã có những kiến thức hữu ích về chi phí quản lý doanh nghiệp. Từ đó có thể vận dụng vào quá trình kinh doanh để đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

Xem thêm:

• Quản lý doanh nghiệp là gì? Phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả
• Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những khoản nào?
• Top 10 phần mềm quản lý cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
• 12 phần mềm quản lý nhân sự đáng chú ý nhất trong năm 2021