Đi công tác về người nhận tạm ứng phải làm những gì?

1. Tạm ứng khi đi công tác là gì?

Tạm ứng là một thủ tục rất quen thuộc, thường xuyên được thực hiện trong doanh nghiệp. Trong tạm ứng có các thuật ngữ sau:

• Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.
• Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (Thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
• Giấy thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toá
• Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục kế toán và xuất quỹ cho người lao động giải quyết công việc (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương).

2. Đi công tác về người nhận tạm ứng phải làm những gì?

Khi đi công tác về, người nhận tạm ứng cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí (đi đường, thuê khách sạn, ăn uống,…)
• Quyết định cử đi công tác: nơi đi nơi đến, thời gian công tác
• Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hoá đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường… cước hành lý (nếu có).
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản photo): Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương.

Những giấy tờ này phải được thực hiện theo quy định của nhà nước và tổng cục thuế, cụ thể:

• Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng Việt căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cứ đi công tác.
• Nếu sử dụng dịch phòng nghỉ khách sạn phải có xác nhận đặt phòng, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Sau khi đã chuẩn bị các giấy tờ này, người nhận tạm ứng chuyển đến để kế toán công ty kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các giấy tờ này. Trong đó:

• Hóa đơn GTGT phải đảm bảo: tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Hóa đơn GTGT khi làm thanh toán phải đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn và trên đơn vị mua hàng, mã số thuế phải là mã số thuế của công ty. Những hóa đơn trên 20 triệu thì công ty phải làm giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản.
• Những khoản chi không có hóa đơn thì phải lập bảng kê mẫu 01/TNDN (theo thông tư 78/2014/TT-BTC)
• Những hóa đơn tiếp khách thì phải có danh sách món ăn đi kèm

Nếu những chứng từ, giấy tờ trên hợp pháp, hợp lý thì sẽ được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó là Giám đốc ký duyệt.

3. Những lưu ý với người nhận tạm ứng đi công tác

Khi tạm ứng, người nhận tạm ứng cần lưu ý:

Người nhận tạm ứng phải sử dụng số tiền hay vật tư đúng mục đích và nội dung công việc được giao. Nếu số tiền tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết thì phải giao nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền đó cho người khác sử dụng. Khoản tạm ứng không sử dụng hết thì người nhận phải nộp lại, nếu không nộp thì phải tính trừ vào lương của người đó. Trường hợp chi quá số tiền tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số tiền còn thiếu.

=> Người nhận tạm ứng phải sử dụng đúng mục đích xin tạm ứng, phải do chính người đó sử dụng, không được chuyển cho người khác. Nếu thừa phải giao nộp khoản còn thừa, nếu thiếu sẽ được bổ sung sau khi đối chiếu các chứng từ, hóa đơn.

Bên cạnh đó, kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng người đã tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình thanh toán. Phải thanh toán tạm ứng dứt khoát kỳ trước mới được nhận thanh toán tạm ứng kỳ sau.

Trên đây là những điều người lao động đã tạm ứng cần thực hiện khi đi công tác về. Theo đó, người này cần lưu ý nộp đủ các chứng từ, hóa đơn để hợp thức hóa các khoản tạm ứng, hoàn tất hoạt động thanh toán của doanh nghiệp. Chế độ tạm ứng nhằm phục vụ kinh phí cho quá trình đi công tác của nhân viên được hiệu quả, nhanh chóng. Người lao động tạm ứng trước và hoàn thiện các giấy tờ sau. Điều này sẽ đảm bảo quyền lợi của nhân viên, sát sao hơn trong các khoản chi.

Bài viết liên quan:

• Giải pháp quản lý chuyến công tác hiệu quả, nhanh gọn
• Những sai lầm phổ biến trong quản lý chuyến công tác của nhân viên