Định khoản tạm ứng cho nhân viên đi công tác như thế nào?

Định khoản tạm ứng cho nhân viên đi công tác được quy định thế nào? Trong các chuyến đi công tác, việc tạm ứng không còn là vấn đề xa lạ. Vậy khi nào nhân viên sẽ được nhận khoản tạm ứng? Các quy định xung quanh vấn đề này được quy định thế nào?

1. Định khoản tạm ứng cho nhân viên đi công tác là gì?

Khoản tạm ứng là khoản tiền hay vật tư do doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh, sản xuất hoặc giải quyết công việc được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp.

2. Quy trình định khoản tạm ứng cho nhân viên đi công tác

Để có được khoản tạm ứng, nhân viên cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nhân viên lập giấy Đề nghị tạm ứng

• Trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế cần phải có một khoản tiền mặt để thực hiện công việc. Vì vậy, nhân viên công ty sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng tiền để thực hiện nhiệm vụ
• Mẫu giấy đề nghị tạm ứng được quy định tại Mẫu số 03 thông tư 200/2014/TT-BTC. Người làm đơn cần ghi đúng, đầy đủ nội dung trong giấy đề nghị.

Bước 2: Nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng trình trưởng phòng duyệt

Sau khi nhân viên lập xong giấy đề nghị tạm ứng thì trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận duyệt và ký

Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng

Khi trưởng phòng duyệt thì nhân viên trình giám đốc xem xét và ký duyệt cho tạm ứng

Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi

• Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng để viết phiếu chi tạm ứng và ký tên người lập phiếu
• Mẫu phiếu chi tạm ứng được thực hiện theo mẫu số 02-TT thông tư 200/2014/TT-BTC

Bước 5: Chuyển kế toán trưởng duyệt chi

Kế toán thanh toán viết phiếu chi và chuyển Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt Chi tạm ứng

Bước 6: Trình Giám đốc duyệt chi

Sau khi kế toán trưởng ký vào phiếu chi, thì kế toán thanh toán chuyển phiếu chi để trình giám đốc ký duyệt

Bước 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên

Căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của: người đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc thì thủ quỹ sẽ chi số tiền đề nghị trên giấy tạm ứng cho nhân viên.

Bước 8: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

• Kế toán thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách theo đúng đối tượng
• Thủ quỹ lưu đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định bao gồm: Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia.

3. Quy định về khoản tạm ứng cho nhân viên đi công tác

Người nhận tạm ứng phải sử dụng số tiền hay vật tư đúng mục đích và nội dung công việc được giao. Nếu số tiền tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết thì phải giao nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền đó cho người khác sử dụng. Khoản tạm ứng không sử dụng hết thì người nhận phải nộp lại, nếu không nộp thì phải tính trừ vào lương của người nhận. Trường hợp chi quá số tiền tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số tiền còn thiếu.

Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình thanh toán. Phải thanh toán tạm ứng dứt khoát kỳ trước mới được nhận thanh toán tạm ứng kỳ sau.

4. Hướng dẫn cách định khoản một số nghiệp vụ tạm ứng

– Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng được thủ trưởng và kế toán trưởng duyệt, kế toán ghi:

• Nợ TK 141 (Chi tiết cho từng người nhận tạm ứng)
• Có TK 111, TK 112. TK 152…

– Khi hoàn thành công việc, người tạm ứng lập giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc (Hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn bán lẻ…). Kế toán kiểm tra chứng từ và đề nghị duyệt thanh toán :

• Nợ TK 152, 153, 156… : Sử dụng tiền tạm ứng mua vật tư
• Nợ TK 641, 627, 642: Sử dụng tiền tạm ứng chi tiêu hành chính quản trị…
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 141 (Chi tiết người nhận tạm ứng): Số thực chi được duyệt

– Số tiền tạm ứng lớn hơn số thực chi:

• Nợ TK 111: Nhập lại quỹ tiền mặt
• Nợ TK 334: Nếu trừ vào lương
• Có TK 141 (Chi tiết người nhận tạm ứng)

– Số thực chi lớn hơn số tiền tạm ứng, kế toán sẽ chi tiếp số còn thiếu:

• Nợ TK 141 (Chi tiết người nhận tạm ứng):
• Có TK 111, 112…

5. Ví dụ về định khoản tạm ứng cho nhân viên đi công tác

Anh Nguyễn Văn Toàn được cử đi công tác, tạm ứng số tiền 10.000.000 đồng bằng séc chuyển khoản để mua hàng.

=> Kế toán định khoản:

Nợ TK 141 : 10.000.000 đ

(Chi tiết anh Nguyễn Văn Toàn: 10.000.000 đ)

Có TK 112 : 10.000.000 đ

Sau khi hoàn thành công việc anh Toàn lập giấy thanh toán tạm ứng như sau:

– Mua nguyên vật liệu: Giá mua chưa có thuế GTGT (thuế suất 10%):10.000.000 đ (đã nhập kho theo PNK số 20 ngày 25/7)

– Doanh nghiệp đã đồng ý thanh toán và chi tiếp số tiền còn thiếu bằng tiền mặt.

=> Căn cứ chứng từ thanh toán, Kế toán ghi sổ theo số thực chi:

• Căn cứ hoá đơn bán hàng:

Nợ TK 152: 10.000.000 đ

Nợ TK 133: 1.000.000đ

Có TK 141: 11.000.000 đ

(Chi tiết anh Nguyễn Văn Toàn: 11.000.000 đ)

• Doanh nghiệp thanh toán số tiền tạm ứng còn thiếu bằng tiền mặt:

Nợ TK 141 1.000.000 đ

(Chi tiết anh Nguyễn Văn Toàn: 1.000.000đ)

Có TK 111: 1.000.000đ

Trên đây, Vntrip đã gửi đến bạn đọc một số thông tin về định khoản tạm ứng cho nhân viên đi công tác.

Bài viết liên quan:

• Đi công tác về người nhận tạm ứng phải làm những gì?