Giải pháp quản lý chuyến công tác hiệu quả, nhanh gọn

1. Một số khó khăn trong việc quản lý chuyến công tác

Phải thông qua thủ tục phê duyệt nhiều bước, dài dòng

Trong các chuyến đi công tác thì phần khiến nhiều người đau đầu chắc là thủ tục trước và sau khi đi.Trước khi đi thì cần một loạt các chữ ký phê duyệt. Còn sau khi đi thì lại phải thu thập hàng tá giấy tờ, hóa đơn để tính toán thời gian nghỉ cũng như công tác phí.

Mệt mỏi vì phải giữ chứng từ, hóa đơn, tính toán công tác phí

Mỗi chuyến đi công tác sẽ có rất nhiều khoản chi phí cần quan tâm: vé máy bay, phòng khách sạn, đi lại từ nơi lưu trú đến địa điểm làm việc, ăn uống chi tiêu… và mỗi khoản chi này lại phát sinh rất nhiều hóa đơn chứng từ. Cứ mỗi lần phát sinh chi phí lại phải xin hóa đơn sẽ khiến mọi người không thể tập trung làm việc được hơn nữa còn có khả năng xảy ra những sai sót.

Đặt phòng, di chuyển

Việc đặt phòng, di chuyển đôi khi sẽ làm cho mọi người thấy đau đầu. Lúc thì hết phòng, lúc lại hết vé xe. Đặt trực tiếp lại không có nhiều ưu đãi. Đi công tác không chỉ lo kiến thức chuyên môn mà chỗ ngủ nghỉ, đi lại cũng hao tổn tâm trí.

Những việc này nghe thì có vẻ ít nhưng nó lại chiếm kha khá thời gian của mọi người khiến cho nhiều người ngại đi công tác. Kể cả khi chuyến đi của bạn đã kết thúc nhưng những thủ tục, giấy tờ cần đối chiếu sau đó vẫn sẽ làm phiền bạn nhiều ngày.

2. Giải pháp quản lý chuyến công tác hiệu quả

Một ứng dụng đơn giản, dễ sử dụng sẽ giúp các bạn giải quyết được những vấn đề đau đầu trong chuyến công tác của bạn

Để giải quyết những khó khăn trên, các bạn có thể sử dụng ứng dụng tiện lợi TMS của Vntrip – Giải pháp quản lý chuyến công tác 4.0.

TMS – Giải pháp quản lý chuyến công tác cho doanh nghiệp

TMS là viết tắt của Travel Management Solution (trong lĩnh vực quản lý du lịch), một ứng dụng công nghệ phổ biến hiện nay đang được nhiều tập đoàn lớn trong và ngoài nước sử dụng. Nó giúp cho doanh nghiệp và người lao động quản lý chuyến công tác một cách dễ dàng hơn.

Cụ thể, ứng dụng này có các tính năng nổi bật sau:

• Cung cấp hệ thống khách sạn đa dạng bao gồm hơn 12.000 khách sạn nội địa và 1.000.000 khách sạn quốc tế. Hệ thống đặt vé kết nối trực tiếp với nhiều hãng máy bay nổi tiếng trong nước và nước ngoài như: Vietnam Airlines, Vietjet, Bambooo, Air Asia,…giúp bạn đặt phòng, đặt vé dễ dàng chỉ với một vài thao tác. Việc liên kết với các hãng bay sẽ đưa đến cho bạn nhiều ưu đãi hơn cũng như tinh giản đi các thủ tục không cần thiết.
• Hệ thống khách sạn tiêu chuẩn thường xuyên có những ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng đặc biệt là khối doanh nghiệp. Những Special Deal này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một phần chi phí không hề nhỏ đâu nhé.
• Kiểm soát chi phí tối ưu. Các bạn có thể đặt vé với giá gốc hoặc nhận được nhiều ưu đãi về giá khác. Như vậy, trong cùng một giới hạn phí như nhau nhưng giờ đây các bạn có thể lựa chọn những địa điểm, dịch vụ có chất lượng hơn.
• Dữ liệu cơ sở tập trung, có thể trích xuất báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu giúp công tác kiểm tra, đối chiếu được diễn ra nhanh chóng. Bạn sẽ không cần phải lo lắng các giấy tờ báo cáo cho doanh nghiệp nữa.
• Tối ưu hóa dòng tiền: với hạn mức công nợ không giới hạn, doanh nghiệp có thể đối soát và thanh toán sau 45 ngày. Việc lỉnh kỉnh xin hóa đơn, chứng từ sẽ không thể làm phiền chuyến công tác của bạn nữa rồi.
• Phương thức thanh toán linh động. Với nhiều phương thức thanh toán cùng có hóa đơn đỏ, Vntrip TMS giúp việc thanh toán của khách hàng trở nên dễ dàng, nhanh chóng.
• Chăm sóc khách hàng 24/7. Vntrip TMS có đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng hoạt động 24/7 giúp giải đáp mọi vấn đề thắc mắc của quý khách hàng.

Như vậy, nhờ có TMS, các bạn sẽ chỉ cần tập trung chuyên môn cho chuyến đi của mình mà không cần để ý đến các thủ tục hành chính trước và sau khi đi như trước nữa. Bên cạnh đó, trong mức chi phí mà công ty cho phép, bạn sẽ có nhiều sự lựa chọn về phòng nghỉ lẫn chuyến đi hơn để cải thiện mức sinh hoạt của mình trong những ngày công tác. Điều kiện phòng ốc gọn gàng, sạch đẹp sẽ giúp bạn tận hưởng chuyến công tác như một chuyến đi chơi, từ đó giảm bớt áp lực hơn rất nhiều.

Trên đây là giải pháp giúp bạn quản lý chuyến công tác hiệu quả mà Vntrip gửi đến bạn đọc. Chỉ là một ứng dụng đơn giản thôi nhưng lại có nhiều lợi ích không ngờ đến. Hi vọng mọi người sẽ thoải mái với những chuyến đi của mình và đạt kết quả tốt trong công việc.

Xem thêm: Tms là viết tắt của từ gì?