Những kĩ năng cần có để làm việc tại nhà hiệu quả

Trong những năm qua, nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiều người đang có xu hướng chuyển dần sang làm việc tại nhà. Đặc biệt trong thời điểm hiện tại, khi tình hình dịch bệnh SARS-Cov-2 vẫn đang lan rộng và ảnh hưởng lên toàn thế giới, cụm từ “làm việc tại nhà” hay “work from home”, “làm việc online” lại trở nên “hot” hơn bao giờ hết.

• Những công việc tốt có thể làm “work from home“
• Vừa Work From Home vừa trông con làm sao cho tốt?
• Những cách giúp Work From Home trở nên thú vị hơn

Tuy được chủ động về thời gian, làm việc tại nhà không phải lúc nào cũng hiệu quả do bạn không phải chịu áp lực hay sự giám sát của cấp trên, dễ bị sao nhãng và trì trệ trong khi làm việc. Dưới đây là một số kỹ năng mà bạn nhất định phải có để có được quãng thời gian làm việc tại nhà đạt hiệu quả như mong muốn.

1. Kĩ năng công nghệ, tin học văn phòng

Làm việc từ xa sẽ không thể thực hiện được nếu không có công nghệ hiện đại, vì vậy bạn cần phải hiểu biết tất cả các thiết bị và ứng dụng cần thiết để hoàn thành công việc hoặc giao tiếp. Bên cạnh các kĩ năng tin học văn phòng cơ bản như Word, Exel, Powerpoint,…thì khi làm việc tại nhà, việc trao đổi qua email hay các ứng dụng trao đổi thông tin là điều bắt buộc. Bởi vậy, để làm việc tại nhà một cách hiệu quả máy tính của bạn cần phải cài những phần mềm làm việc online chuyên biệt để quản lý, thống kê, báo cáo công việc hàng ngày.

Cần có đầy đủ các kĩ năng công nghệ, tin học văn phòng. Hình: Sưu tầm

Một số công cụ hỗ trợ tốt khi làm việc tại nhà có thể kể đến là Slack.com – ứng dụng quản lý truyền thông cho phép bạn tạo các kênh nhóm cho mọi bộ phận, gửi tin nhắn trực tiếp qua các kênh đó; Dropbox.com – công cụ chia sẻ tập tin vô cùng phổ biến; Bộ công cụ trực tuyến G Suite (Google Drive, Google Docs, Google Sheets) – giúp bạn có thể linh hoạt gửi file báo cáo, file cập nhật dữ liệu, để mọi người review công việc cho nhau, … hoặc cùng nhau trao đổi ý kiến trong cuộc họp online,…Đặc biệt, vì làm việc ở nhà nên với bất cứ sự cố nào xảy ra thì bạn đều phải biết cách tự giải quyết bởi vì sẽ không có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ như ở công ty.

2. Kĩ năng làm việc độc lập

Không giống như khi làm việc ở công ty, bạn có thể dễ dàng trao đổi thông tin hay xử lý các vấn đề liên quan đến công việc cùng những đồng nghiệp khác hay sếp của bạn. Làm việc tại nhà đồng nghĩa với việc bạn cần phải học cách làm việc độc lập hoàn toàn. Kỹ năng làm việc độc lập, nói rõ hơn là kĩ năng tự xử lý công việc từ A đế Z, từ thời điểm ban đầu cho đến kết thúc bằng việc tự lên những mục đích cá nhân, lập các chiến lược cụ thể và rõ ràng, thu thập thông tin, triển khai hoạt động và báo cáo, sau đó tự lượng giá hậu quả sao cho đạt kết quả cao nhất.

Kĩ năng làm việc và giải quyết công việc độc lập. Hình: Sưu tầm

Muốn làm việc độc lập được thì đầu tiên bạn cần là người thành thạo công việc đó, bạn cần có chuyên môn tốt và kỹ năng mềm thành thạo để xử lý công việc của mình. Ngoài ra, khi làm việc độc lập, bạn cần hình thành cho mình tư duy quản lý thời gian, ý thức được rằng mình cần hoàn thành các công việc theo một lịch trình cụ thể.

3. Kĩ năng sắp xếp công việc

Kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, đặc biệt là khi bạn làm việc tại nhà. Ví dụ, với cùng một công việc nhưng có người chỉ cần làm trong khoảng thời gian 1 ngày và có người chỉ mất khoảng 3 tiếng để làm xong, tất cả là nhờ vào khả năng sắp xếp công việc hợp lý.

Kĩ năng sắp xếp công việc hợp lý. Hình: Sưu tầm

Đừng quá tự tin vào trí nhớ của mình, chắc chắn vào một thời điểm nào đó bạn sẽ quên mất công việc mà mình cần phải thực hiện. Khi bắt tay vào thực hiện công việc nếu quên một công việc nào đó có thể sẽ gây ảnh hưởng rất nhiều tới những công việc sau và lúc đấy bạn không thể kiểm soát được các mốc thời gian. Bạn nên liệt kê tất cả những công việc mà mình cần phải thực hiện trong ngày, tuần, tháng, năm, ưu tiên những việc quan trọng và khẩn cấp….Dự định thời gian thực hiện từng đầu mục công việc và bạn sắp xếp vào quỹ thời gian 24h của mình sao cho hợp lý nhất.

Các bạn nên ghi chú lại bảng kế hoạch công việc của mình để dán tại nơi làm việc hoặc có thể sử dụng những phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính hoặc điện thoại để chắc chắn rằng bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào. Mỗi khi thực hiện xong bạn nên đánh dấu lại là đã hoàn thành công việc để tránh bị nhầm lẫn nhé.

4. Kĩ năng quản lý thời gian

Điều thoải mái nhất khi làm việc tại nhà là bạn có thể thức dậy và sinh hoạt cá nhân bất cứ khi nào mình muốn. Bạn cũng sẽ không cần mất thời gian di chuyển từ địa điểm này sang địa điểm khác, thậm chí là có thể dành thời gian nhiều hơn để chăm sóc bản thân và gia đình. Tuy nhiên, đôi khi chính điều này lại làm ảnh hưởng tới tiến độ công việc chung, bởi bạn khó có thể kiểm soát được những khoảng thời gian riêng lẫn thời gian dành cho công việc.

Kĩ năng quản lý thời gian tốt. Hình: Sưu tầm

Biện pháp khắc phục hiệu quả nhất cho mỗi dân văn phòng là lập ngay một thời gian biểu các công việc cần làm trong 1 ngày, thậm chí là cả tuần khi làm việc tại nhà, và phải tự cam kết thực hiện đúng thời gian biểu do mình tự đề ra. Đây là cách để duy trì hiệu quả công việc. Hãy nghiên cứu khối lượng và tính chất công việc, từ đó chia nhỏ chúng ra thành các khoảng thời gian tương ứng trong ngày. Sau khi đã quen với việc làm theo thời gian biểu, bạn sẽ không cảm thấy mình bị áp lực hay lười biếng dẫn tới làm giảm hiệu quả và chậm tiến độ công việc được giao.

5. Kĩ năng giao tiếp

Bạn đừng nghĩ rằng làm việc ở nhà thì không cần phải giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng nhé. Việc giữ liên lạc khi bạn làm việc tại nhà điều cực kỳ quan trọng đấy. Khi làm việc tại nhà, thay vì giao tiếp trực tiếp, bạn cần có kĩ năng trò chuyện trực tuyến, các cuộc họp video, điện thoại và cả tin nhắn, văn bản, email,…. Bên cạnh đó, bạn cũng nên học cách sử dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ giao tiếp từ xa được sử dụng phổ biến để liên hệ khi cần như Viber, Skype, Slack,…

Kĩ năng trò chuyện, giao tiếp trực tuyến. Hình: Sưu tầm

Bên cạnh đó, hay cố gắng trả lời email, tin nhắn nhanh nhất có thể, dù cho chỉ là tin ngắn như “Tôi đã đọc, tôi sẽ trả lời cho bạn sau…”. Việc phản hồi sẽ giúp mọi người biết rằng bạn đang hoạt động, và không phải thắc mắc liệu bạn có nhận được tin nhắn chưa, bạn có thực hiện công việc đó không, khi nào thì bạn sẽ trả lời họ…

6. Kĩ năng cân bằng công việc – cuộc sống

Rõ ràng không phải ai cũng quen với việc thay đổi môi trường làm việc từ văn phòng sang nhà riêng, vì vậy thời gian đầu, nhiều người sẽ cảm thấy lúng túng trong việc cân bằng công việc và cuộc sống. Đầu tiên, bạn hãy thiết lập các quy tắc và ranh giới để bảo vệ cuộc sống cá nhân của bạn khỏi công việc. Một vài quy tắc nho nhỏ mà bạn có thể áp dụng đó là không mang công việc ra khỏi bàn làm việc; không làm gián đoạn thời gian dành cho gia đình hoặc chăm sóc bản thân. Ngoài ra, dù làm việc tại nhà thì bạn vẫn nên có sự tương tác xã hội của bạn bè, người thân để không cảm thấy cô đơn hoặc có cảm giác tự cô lập.

Kĩ năng cân bằng công việc và cuộc sống. Hình: Sưu tầm

Đừng nghĩ rằng vì bạn làm việc tại nhà nên lúc nào cũng ngồi trước máy tính. Hãy duy trì một lối sống lành mạnh, đúng giờ đúng giấc như lúc làm ở công ty. Ví dụ tại nơi làm việc, nghỉ giải lao nghĩa là bạn cùng thả lỏng ăn hoa quả, uống trà hoặc đi lại vài phút trong văn phòng, thì khi làm việc tại nhà, bạn hãy dùng báo thức để uống nước, thư giãn nhẹ nhàng hay đơn giản là đứng dậy khỏi chỗ làm việc một lát.

7. Kỷ luật cao

Tính kỷ luật chính là khả năng hành động theo sát kế hoạch và định hướng của bản thân. Đây chính là khả năng vượt qua sự do dự, trì hoãn, buông thả, thiếu quyết đoán để đối mặt với những khó khăn và thử thách. Khi làm việc tại nhà, vì không có sự giám sát, theo dõi của cấp trên, bạn sẽ thường có xu hướng nuông chiều bản thân quá mức mà quên đi tính kỷ luật.

Đảm bảo tính kỉ luật. Hình: Sưu tầm

Hay xây dựng thói quen lập kế hoạch, việc này sẽ giúp bạn luôn ý thức được mục tiêu mình muốn đạt được khi làm bất cứ việc gì và có phương án dự phòng cho những vấn đề phát sinh. Không chỉ vạch ra những mục tiêu và giá trị cho bản thân mà bạn cần phải cam kết với chính bản thân bạn tuyệt đối hành động theo đúng kỷ luật bằng được. Quan trọng hơn hết là một khi bạn nhận một nhiệm vụ nào đó, bạn cần phải chắc chắn rằng mình sẽ hoàn thành với chất lượng tốt và đúng thời hạn.

8. Chủ động

Dù là làm việc ở công ty hay làm việc tại nhà, bạn cũng luôn phải là một người chủ động trong công việc. Nếu như khi làm việc tại công ty, bạn sẽ được cấp trên hay đồng nghiệp thường xuyên hướng dẫn, nhắc nhở và thúc giục công việc, thì khi làm việc tại nhà, bạn phải hoàn toàn chủ động giải quyết vấn đề của mình, thay vì than vãn và trì hoãn khó khăn. Nếu bạn luôn làm việc theo kiểu đến đâu hay đến đó, không có nhu cầu muốn nắm bắt công việc thì khi khó khăn xuất hiện sẽ đẩy bạn vào tình thế bị động, khó khăn. Người chủ động trong công việc thường không suy nghĩ quá nhiều đến thất bại, nhưng họ sẽ luôn chuẩn bị cho những tình huống xấu có thể xảy đến.

Luôn chủ động trong công việc. Hình: Sưu tầm

Làm việc tại nhà là một cơ hội tuyệt vời để làm chủ thời gian cũng như linh hoạt hơn trong việc quản lý cuộc sống – công việc của bạn. Vì vậy, nếu bạn thật sự có được những kỹ năng trên, làm việc tại nhà sẽ giúp bạn cân bằng hài hòa cuộc sống và công việc tốt hơn, cũng như giúp bạn đạt được thành công nhất định trong sự nghiệp.