Những phần mềm hữu ích doanh nghiệp nên dùng năm 2021

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển như hiện nay thì việc sử dụng các phần mềm trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Nó mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp vận dụng được công nghệ vào trong sản xuất, bán hàng và quản lý một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, những phần mềm nào thực sự là cần thiết, và nên dùng phần mềm nào cho riêng doanh nghiệp của mình là điều mà các nhà quản lý đặc biệt quan tâm. Dưới đây là những phần mềm thông dụng được cập nhập mới nhất trong năm 2021 mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên sở hữu. 

Các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang ngày càng phổ biến hơn

Phần mềm nhóm hợp tác

Phần mềm nhóm hợp tác hay gọi là Teamwork app một trong những phần mềm không thể thiếu dành cho các doanh nghiệp hiện nay. Mục đích chính của những phần mềm này là giúp các nhóm (team) trong doanh nghiệp hợp tác, trao đổi, chia sẻ công việc và thông tin với nhau. Từ đó việc trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều. Những phần mềm này cũng giúp nhà quản lý dễ dàng kết nối với các phòng ban trong một tập thể.

Phần mềm này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô tầm trung và lớn, lĩnh vực liên quan đến công nghệ, Marketing.

Phần mềm nhóm hợp tác đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp hiện nay

Một số phần mềm nhóm hợp tác chính mà doanh nghiệp nên sử dụng như:

Bitrix24

Là một công cụ quản lý phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Tích hợp nhiều công cụ quản lý tiện ích như: cung cấp quy trình làm việc linh hoạt, hệ thống quản lý khách hàng, tự động hóa quản lý vận hành, cung cấp mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp, kết nối các phần mềm office để tạo báo cáo nhanh gọn,…

Zoho project

Một trong những phần mềm nhóm hợp tác được đánh giá cao chính là Zoho project. Với phần mềm này bạn có thể lập kế hoạch dự án, theo dõi hiệu quả công việc và kết nối với nhóm mọi lúc mọi nơi.

Asana

Anasa mang đến cho doanh nghiệp những trải nghiệm thông minh khi sử dụng. Đặc biệt ứng dụng này hoạt động theo 3 nguyên tắc chính gồm:

• Thông báo công việc thay vì gửi thư tín
• Đồng bộ các nhóm làm việc thay vì riêng lẻ từng cá nhân.
• Trao đổi công việc trực tiếp chung trên một trang.

Phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án

Đối với những doanh nghiệp có nhiều dự án thì việc sử dụng phần mềm quản lý dự án là vô cùng cần thiết. Những phần mềm này sẽ hỗ trợ nhà quản lý, nhân viện tham gia dự án lên kế hoạch, kiểm soát tiến độ cũng như quản lý thời gian hoàn thành dự án. Các khoản chi phí khi thực hiện cho dự án cũng trở nên rõ ràng, minh bạch hơn rất nhiều. Một số chức năng chính của phần mềm này như:

• Quản lý thông tin dự án
• Lên kế hoạch về chi phí, thời gian hoàn thành và nguồn lực cụ thể cho mỗi dự án
• Quản lý, giám sát tiến độ dự án
• Chia sẻ và quản lý thông tin nội bộ với thành viên trong dự án một cách dễ dàng.

Một số phần mềm quản lý dự án được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay như: Jira, MyCollab, ProWorkflow,  Mavenlink, …

Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán

Với bất kỳ mô hình doanh nghiệp nào thì công tác kế toán đều không thể thiếu. Để giảm thiểu công việc cho nhân viên cũng như mang đến hiệu quả cho doanh nghiệp thì việc sử dụng phần mềm kế toán là vô cùng cần thiết. Khi sử dụng phần mềm này thì ngoài các chức năng chính như khai báo thuế, làm báo cáo tài chính,…thì phần mềm kế toán còn giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát được doanh thu – chi phí trong doanh nghiệp mình một cách hiệu quả.

Một số chức năng chính của phần mềm kế toán bao gồm:

• Quản lý thu, chi, công nợ
• Quản lý hóa đơn và các khoản thuế
• Quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định trong doanh nghiệp
• Quản lý lương, thưởng cho nhân viên
• Quản lý và tính giá thành sản phẩm, dịch vụ,…
• Khai báo thuế, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị,…

Những phần mềm kế toán được sử dụng phổ biến hiện nay như: phần mềm kế toán Misa, Fast, 3T, kế toán 1A,…

Phần mềm giao tiếp (Chat) trong doanh nghiệp

Phần mềm Skype for Business

Skype for Business là phần mềm chat cho doanh nghiệp được thừa hưởng nền tảng công nghệ từ Skype. Mang đến cho người dùng trải nghiệm chat và cuộc gọi video ưu việt với nhóm chat có thể lên tới 250 người. Giúp dễ dàng trao đổi thông tin trong nội bộ và quản lý các dự án của doanh nghiệp. Hơn nữa phần mềm còn phù hợp để sử dụng trên nhiều nền tảng như Windows, Android, iOS, Mac…

Phần mềm Skype cho doanh nghiệp

Phần mềm Trello

Trello là phần mềm chat quản lý dự án tuyệt vời cho doanh nghiệp. Những tính năng như up dữ liệu, dán nhãn, check box, bình luận đều được thêm vào để người dùng thuận tiện khi sử dụng. Khi dùng phần mềm bạn có thể theo dõi, ghi nhớ nhiệm vụ và đồng thời xem lại lịch sử hoạt động của nhóm trước đó, từ đó dễ dàng trao đổi thông tin với nhau. Đối với nhà quản lý thì phần mềm giúp kiểm soát chặt chẽ các công việc đã hoàn thành hay chưa, hay công việc đang thực hiện như thế nào bởi ai, để từ đó có hướng xử lý kịp thời.

Hướng dẫn đăng ký phần mềm Trello miễn phí

Ngoài ra nhiều công ty còn chat nhanh ở các nhóm trên Facebook, Zalo, Viber…, một số doanh nghiệp sử dụng phần mềm chat đặc thù hơn vì một số lý do như Vntrip sử dụng Ding Talk: Một phần mềm vừa tương tác nội bộ, phòng ban vừa quản lý, phê duyệt công việc được.

Phần mềm quản lý công tác doanh nghiệp

Hiện phần mềm quản lý nói chung thì có ở các lĩnh vực khác như quản lý vận tải, quản lý sân bay… tuy nhiên quản lý công tác và du lịch cho doanh nghiệp (Viết tắt là TMS, đầy đủ là Travel Management System) thì chưa thực sự phổ biến đặc biệt là ở Việt Nam, chỉ một số ít doanh nghiệp lớn luôn bắt kịp xu hướng hiện đang sử dụng như:

Nhu cầu đi công tác trong các doanh nghiệp là điều luôn có. Đặc biệt trong thời buổi mở cửa như hiện nay thì việc giao lưu giữa các vùng miền, quốc gia ngày một nhiều. Để quản lý tốt các khoản công tác phí hay giảm thiểu công việc cho bộ phận quản lý nhân sự,…thì doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý công tác Vntrip TMS.

Xem thêm bài: TMS là gì? Những điều cần biết về TMS

Phần mềm quản lý công tác Vntrip TMS

Vntrip TMS là phần mềm quản lý công tác đầu tiên xuất hiện tại Việt Nam, Chính thức ra mắt vào cuối năm 2020 bởi Công ty TNHH VNTRIP.VN. Giải pháp TMS mang đến cho doanh nghiệp, người quản lý và nhân viên đi công tác nhiều lợi ích như:

• Tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp: đảm bảo vé máy bay và phòng khách sạn cho nhân viên đi công tác luôn có giá tốt nhất.
• Quản lý dễ dàng, minh bạch: bởi đã có hệ thống báo cáo chi tiết, các khoản chi đều minh bạch trên hệ thống, không mất công quản lý hóa đơn, chứng từ như trước.
• Nhân viên được chủ động chọn lịch trình: cá nhân đi công tác cũng sẽ được chủ động lựa chọn lịch trình và khách sạn nghỉ ngơi thuận tiện nhất cho công việc.
• Tối ưu dòng tiền trong doanh nghiệp với hạn mức công nợ không giới hạn, đối soát sau 30 ngày.

Hiện đang có hơn 300 doanh nghiệp lớn có quy mô đa quốc gia đang tin tưởng sử dụng giải pháp của Vntrip cho mọi hoạt động quản lý công tác, du lịch của doanh nghiệp. Công cụ này cũng đang tiếp tục phát triển và hoàn thiện, bổ sung thêm các tính năng mới chưa từng xuất hiện trước đó trong công tác quản lý doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý dữ liệu

Phần mềm quản lý dữ liệu

Thay vì lưu trữ dữ liệu công ty theo phương thức truyền thống thì phần mềm quản lý dữ liệu giúp doanh nghiệp lưu trữ, theo dõi và quản lý các dữ liệu nội bộ một cách khoa học, bài bản. Nhà quản lý cũng dễ dàng phân quyền xem, chỉnh sửa, sắp xếp hoặc xóa cho từng cá nhân cụ thể.

Một số phần mềm quản lý dữ liệu phổ biến hiện nay như: StarTeam, M-Files, Templafy,…

Phần mềm quản lý doanh nghiệp xây dựng

Đối với những doanh nghiệp xây dựng, việc quản lý và kiểm soát các hoạt động vô cùng quan trọng. Bởi vì doanh nghiệp xây dựng có đặc thù là nhiều dự án, chi phí lớn nên nếu không quản lý chặt chẽ sẽ dẫn tới sai sót làm ảnh hưởng đến công việc. Và dưới đây là những phần mềm quản lý doanh nghiệp xây dựng được đánh giá tốt và sử dụng nhiều nhất.

Phần mềm Coconstruct

Phần mềm dự toán xây dựng Coconstruct cung cấp các chức năng liên quan đến dự án như: lập kế hoạch, lên lịch, lập ngân sách và liên hệ với các khách hàng. Sau khi thu thập thông tin, phần mềm sẽ kiểm soát các đơn hàng, đặt giá thầu, tạo các lựa chọn cụ thể và cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp nhà thầu dễ dàng quản lý các vấn đề thường xuyên thay đổi thay vì bị giới hạn bởi các vật liệu, thiết kế và hoạt động đã xác định trước. Việc này giúp doanh nghiệp đáp ứng được các nhu cầu khác nhau của khách hàng.

Coconstruct là phần mềm được lưu trữ đám mây, do đó có thể quản lý từ xa và không tốn kém chi phí để bảo trì

Phần mềm FastWork

FastWork là một trong những phần mềm quản lý doanh nghiệp xây dựng hiệu quả nhất hiện nay. Giúp doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề như:

• Quản lý công việc của nhân viên: giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo công việc cho nhân viên, theo dõi, giám sát và quản lý quá trình thực hiện trên hệ thống. 
• Quản lý dự án: FastWork giúp cho nhà quản lý phân tích và quản lý các công trình, dự án đang thực hiện trên một hệ thống. Phân chia các hạng mục công việc một cách chính xác và khoa học để đảm bảo không bỏ sót công việc, không thực hiện những công việc không liên quan và quan trọng là đảm bảo đúng tiến độ của công trình.
• Quản lý hợp đồng: đây là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp xây dựng lo lắng bởi với số lượng hồ sơ, hợp đồng lớn rất khó quản lý. Tuy nhiên FastWork đã đem đến cho doanh nghiệp giải pháp quản lý hợp đồng hiệu quả. Chỉ cần gõ tên hợp đồng lên hệ thống thì bạn sẽ có ngay thông tin cần tra cứu. 
• Giám sát thời gian làm việc của nhân viên tại công trình: Với tính năng chấm công ngay tại công trình, nhân viên sẽ chấm công bằng cách chụp ảnh khuôn mặt qua app trên smartphone để khai báo vị trí cũng như thời gian làm việc. Sau đó tất cả dữ liệu sẽ được tổng hợp thành bảng công của nhân viên.
• Báo cáo tiến độ của dự án: Nhà quản lý dễ dàng tra cứu và xem báo cáo tình hình của dự án. Từ đó có những phương án đưa ra kịp thời cho doanh nghiệp.

Phần mềm FastWork giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng

Phần mềm Projectmates

Là phần mềm cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp xây dựng, từ khâu lập kế hoạch đến xây dựng để duy trì cơ sở. Giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình xây dựng, tăng cường khả năng giao tiếp với khách hàng, tăng khả năng giải trình và tiết kiệm thời gian cũng như tiền bạc cho doanh nghiệp.

Phần mềm Projectmates cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp xây dựng

Mỗi phần mềm đều có những tính năng nổi bật riêng và ưu nhược điểm khác nhau. Bởi vậy, tùy thuộc vào quy mô và hoạt động của doanh nghiệp mà bạn hãy lựa chọn phần mềm thích hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Với những chia sẻ trên đây chắc hẳn bạn đã trả lời được cho câu hỏi những phần mềm doanh nghiệp nên dùng rồi phải không?

Xem thêm:

• 12 phần mềm quản lý nhân sự đáng chú ý nhất trong năm 2021
• Điểm danh những phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả