Những sai lầm phổ biến trong quản lý chuyến công tác của nhân viên

Đôi khi, những sai lầm trong quản lý chuyến công tác của nhân viên là điều không thể tránh khỏi dù doanh nghiệp đó có quy mô thế nào, chuyên nghiệp ra sao. Trong một số doanh nghiệp, việc phân công nhân viên đi công tác là một hoạt động thường xuyên, Trong bài viết này, Vntrip gửi đến bạn đọc về những lỗi sai thường gặp trong việc quản lý chuyến công tác của nhân viên và giải pháp để khắc phục những điểm chưa tốt đó.

1. Những sai lầm phổ biến trong quản lý chuyến công tác của nhân viên

Không thể xử lý đồng bộ những yêu cầu đi công tác

Có thể các doanh nghiệp sẽ có bộ phận chuyên xử lý việc này hoặc đơn giản là tích hợp công việc này cho một nhân viên bộ phận nhân sự. Những người này sẽ nhận được các yêu cầu đến từ khắp nơi trong doanh nghiệp và không phải lúc nào các nhân viên cũng tuân theo các quy trình thích hợp. Người thì gửi gmail, người thì nhắn tin qua zalo, có người thì lại nói trực tiếp,…

Những nguồn thông tin từ nhiều phía sẽ khiến bạn có thể bỏ sót đối tượng hoặc mất quá nhiều thời gian để tổng hợp chúng.

Thủ tục phê duyệt nhiều bước, dài dòng

Một số sai lầm trong quản lý chuyến công tác của nhân viên

Trong các chuyến đi công tác thì phần khiến nhiều người đau đầu chắc là thủ tục trước và sau khi đi. Cũng giống như trợ lý hành chính, nhân viên nhân sự hoặc kế toán cần theo dõi các yêu cầu, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng chuyến công tác đã được phê duyệt bởi những người phù hợp như trưởng phòng hoặc giám đốc điều hành. Điều này đòi hỏi việc tiếp xúc trực tiếp nhiều hơn – quy trình nhiều bước hơn.

Bên cạnh đó, sau chuyến đi, các nhân viên cũng phải nộp chứng từ, hóa đơn để được thanh toán phí. Việc kiểm tra các chứng từ này cũng mất kha khá thời gian.

Quản lý công tác phí vụn vặt

Có quá nhiều khoản chi phí lặt vặt cho mỗi chuyến đi như: vé máy bay, phòng khách sạn, đi lại từ nơi lưu trú đến địa điểm làm việc, ăn uống chi tiêu… và mỗi khoản chi này lại phát sinh rất nhiều hóa đơn chứng từ. Với số lượng nhân viên đi công tác lớn thì việc kiểm soát này càng trở nên khó khăn hơn.

Có một vấn đề khác là làm thế nào để biết cá nhân/phòng ban này đã chi tiêu bao nhiêu % trong tổng ngân sách cho phép? Để làm được điều này thì trợ lý hành chính/ nhân viên nhân sự/ tài chính kế toán sẽ phải thường xuyên làm các báo cáo chi phí rất mất thời gian và phiền phức.

Với 1001 khoản như thế này thì việc có sai sót trong tổng hợp công tác phí không phải là chuyện hiếm gặp.

Quản lý thời gian chưa chính xác, chưa sát với thực tế

Trong vấn đề công tác của nhân viên thì thời gian (Thời gian di chuyển, gặp gỡ đối tác, báo cáo tiến độ,…), có nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thể đưa ra các mốc sát sao công việc. Làm thế nào để quyết định một khung thời gian vừa đủ để giải quyết hết công việc nhưng không bị cập rập quá cũng không dư dả quá nhiều thời gian khiến công việc bị trì trệ.

2. Cách khắc phục những sai lầm trong quản lý chuyến công tác của nhân viên

Giải pháp khắc phục những sai lầm trong quản lý chuyến công tác của nhân viên

Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp đang thực hiện việc chuyển đổi số để tăng hiệu quả công việc, kinh doanh, việc quản lý chuyến công tác của nhân viên cũng không nằm ngoài chiến lược thay đổi này. Đã có những ứng dụng công nghệ ra đời để giải quyết nhanh chóng vấn đề trên. Trong đó, nổi bật nhất phải kể đến Giải pháp quản lý công tác và du lịch cho doanh nghiệp – TMS của Vntrip.

Ứng dụng này ra đời để giúp doanh nghiệp quản lý, tối ưu chi phí, nguồn lực trong công tác và du lịch. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể vận hành một cách trơn tru dễ dàng, giảm chi phí nhân lực và quan quan trọng là tăng hiệu quả quản lý.

Một số tính năng nổi bật của TMS trong việc giải quyết các sai lầm trong quản lý chuyến công tác của nhân viên:

• Cung cấp hệ thống khách sạn đa dạng bao gồm hơn 12.000 khách sạn nội địa và 1.000.000 khách sạn quốc tế. Hệ thống đặt vé kết nối trực tiếp với nhiều hãng máy bay nổi tiếng trong nước và nước ngoài như: Vietnam Airlines, Vietjet, Bambooo, Air Asia,…giúp bạn đặt phòng, đặt vé dễ dàng chỉ với một vài thao tác.

+ Nhân viên đi công tác có thể tải app Vntrip TMS trên điện thoại sau đó chủ động đặt phòng, đặt vé theo lịch trình công tác của mình.

+ Hệ thống khách sạn tiêu chuẩn thường xuyên có những ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng đặc biệt là khối doanh nghiệp. Những Special Deal này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một phần chi phí không hề nhỏ.

• Kiểm soát chi phí tối ưu cho doanh nghiệp. Ngay từ vấn đề mua vé máy bay doanh nghiệp đã có thể kiểm soát chặt chẽ bởi vé máy bay được mua với giá gốc, doanh nghiệp không hề mất phí xuất vé.
• Dữ liệu cơ sở tập trung, có thể trích xuất báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu giúp công tác kiểm tra, đối chiếu được diễn ra nhanh chóng. Việc quản lý từ đó mà trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
• Tối ưu hóa dòng tiền: Với hạn mức công nợ không giới hạn, doanh nghiệp có thể đối soát và thanh toán sau 45 ngày. Đây chắc chắn sẽ là điểm lựa chọn phù hợp cho rất nhiều doanh nghiệp
• Phương thức thanh toán vô cùng linh hoạt và đa dạng. Với nhiều phương thức thanh toán cùng có hóa đơn đỏ, Vntrip TMS giúp việc thanh toán của khách hàng chưa bao giờ lại trở nên dễ dàng, nhanh gọn như vậy mà không tốn kém nhiều thời gian.
• Ứng dụng quản trị rõ ràng được phân quyền theo từng cấp bậc. Điều này vừa giúp nhà quản lý có thể nắm bắt rõ ràng được chi phí, vừa giúp bảo mật được thông tin cần thiết.

Trên đây là những thông tin về các sai lầm thường gặp trong quản lý chuyến công tác của nhân viên và giải pháp công nghệ để khắc phục những sai lầm đó.

Xem thêm: Đi công tác xa cần chuẩn bị những gì?