Quy định về đi công tác nước ngoài. Thủ tục và chi phí công tác nước ngoài

Quy định về đi công tác nước ngoài. Thủ tục và chi phí công tác nước ngoài được quy định thế nào? Đôi khi vì yêu cầu công việc, người lao động buộc phải đi công tác nước ngoài. So với trong nước thì hình thức công tác này sẽ có nhiều thủ tục hơn. Cùng Vntrip làm rõ những vấn đề này trong bài viết dưới đây nhé!

1. Quy định về đi công tác nước ngoài

Quy định về đi công tác nước ngoài đối với công chức, cán bộ nhà nước được thực hiện theo Thông tư số 102/2012/TT-BTC. Thông tư này áp dụng cho cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan Nhà nước, cơ quan Đảng, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp; sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật và người hưởng lương trong lực lượng vũ trang (dưới đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị) được cử đi công tác hoặc được cử đi bồi dưỡng ngắn hạn ở nước ngoài do NSNN đảm bảo kinh phí (gọi chung là đi công tác). Thời gian công tác ngắn hạn ở nước ngoài không quá 180 ngày cho một đợt công tác.

Đối với người lao động của các doanh nghiệp khác, quy định về đi công tác nước ngoài sẽ được thực hiện theo điều lệ công ty. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy chế, chế độ khác nhau.

2. Thủ tục và chi phí công tác nước ngoài

Khi được cử đi công tác, nhân viên sẽ được cơ quan, doanh nghiệp thanh toán các khoản chi phí phù hợp.

Theo quy định tại Thông tư số 102/2012/TT-BTC, các chi phí khi công tác nước ngoài của công chức, cán bộ nhà nước được thanh toán như sau:

Đối với các đoàn công tác tham gia các hội chợ, triển lãm; tổ chức hội nghị, hội thảo; các đoàn văn hóa nghệ thuật đi biểu diễn nước ngoài; các khoá đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức tại nước ngoài: Ngườ đi công tác sẽ được thanh toán công tác phí và các khoản chi phí phát sinh để thuê dịch vụ tổ chức sự kiện, thuê địa điểm, thuê xe vận chuyển nhạc cụ, đạo cụ, hàng hóa thì phải lập dự toán khoản chi phí thuê và được cấp có thẩm quyền đồng ý và phê duyệt dự toán trước khi thực hiện làm căn cứ tạm ứng kinh phí.

Các chi phí này cần đáp ứng một số điều kiện để được thanh toán.

• Đối với chi phí thuê dịch vụ tổ chức sự kiện: Trường hợp thuê các đơn vị trong nước có tư cách pháp nhân chuyên tổ chức hội thảo, hội nghị, sự kiện tại nước ngoài phải thực hiện theo đúng quy định về đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị theo quy định tại Thông tư số 68/2012/TT-BTC ngày 26/4/2012 của Bộ Tài chính.
• Trường hợp nếu thuê các đơn vị ở nước ngoài tổ chức thì cần lập phương án so sánh với mức giá thuê các đơn vị trong nước để quyết định giá thuê đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm;
• Đối với khoản chi phí thuê địa điểm; thuê xe vận chuyển hàng hóa, nhạc cụ, đạo cụ đối với đoàn tham gia hội chợ, triển lãm, các đoàn văn hóa nghệ thuật đi biểu diễn nước ngoài khi phải di chuyển nhiều nơi: Thanh toán theo hoá đơn, chứng từ thuê thực tế phù hợp với lịch trình làm việc và căn cứ theo hợp đồng ký kết giữa Trưởng đoàn công tác với đơn vị cung cấp dịch vụ; trường hợp hoá đơn, chứng từ bằng tiếng nước ngoài thì phải dịch ra tiếng Việt.

Ngoài ra, người đi công tác nước ngoài còn được thanh toán các khoản sau:

• Mức khoán tiền thuê phòng nghỉ, tiền ăn và tiêu vặt được thanh toán 100% cho thời gian công tác đến 30 ngày. Đối với thời gian công tác từ ngày thứ 31 đến ngày thứ 180 được hưởng 2/3 mức khoán; Trường hợp cán bộ đi công tác do phải hoàn thành công việc đến cuối ngày, hoặc do khách quan phải phụ thuộc vào giờ của phương tiện đi lại (giờ bay, giờ tàu) nên phải trả phòng sau 12h trưa, thì được thanh toán tiền nghỉ của nửa ngày nghỉ thêm bằng 50% mức khoán tiền thuê phòng tương ứng.
• Tiền thuê phương tiện từ nhà đến sân bay, ga tàu, bến xe, cửa khẩu và ngược lại khi đi công tác nước ngoài về nhà (ở trong nước): Áp dụng mức chi theo chế độ công tác phí hiện hành đối với CBCC đi công tác trong nước; Tiền thuê phương tiện từ sân bay, ga tàu, bến xe, cửa khẩu khi nhập cảnh đến nơi ở nước đến công tác và ngược lại khi xuất cảnh: Thanh toán theo định mức khoán quy định tại Phụ lục của Thông tư này. Đối với trường hợp đi công tác do phía nước ngoài mời đài thọ kinh phí thì chỉ thực hiện thanh toán đối với trường hợp phía mời không đài thọ phương tiện đưa đón;
• Tiền tiêu vặt được tính theo từng đối tượng, như: Tiêu chuẩn A: 30 USD/người/ngày áp dụng đối với cán bộ, công chức có chức danh lãnh đạo quy định Thông tư này; Tiêu chuẩn B: 20 USD/người/ngàyáp dụng đối với cán bộ, công chức có chức danh quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư này;
• Tiền điện thoại, fax, internet: Thanh toán khoán theo đoàn công tác, Trưởng đoàn quyết định việc sử dụng để phục vụ công tác chung cho đoàn tại nước ngoài. Mức khoán 80 USD/1 đoàn công tác; riêng đối với các đoàn đàm phán song phương, đa phương mức khoán 250 USD/1 đoàn đàm phán.

Thủ tục và chi phí đi công tác nước ngoài đối với người lao động trong các doanh nghiệp sẽ được thực hiện theo quy định của doanh nghiệp đó như mục 1 đã trình bày. Tuy nhiên để được thanh toán thì người lao động cũng cần phải nộp các chứng từ, giấy tờ,… để chứng minh các khoản chi. Doanh nghiệp sẽ xem xét tính hợp pháp, hợp lý của những loại giấy tờ này rồi thanh toán trong thời hạn quy định trong điều lệ.

3. Thời gian quyết toán chi phí đi công tác nước ngoài

Trong thời gian 15 ngày làm việc kể từ khi về nước, đoàn đi công tác nước ngoài có trách nhiệm tập hợp đầy đủ chứng từ, thực hiện quyết toán kinh phí đã tạm ứng để cơ quan, đơn vị tổng hợp gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để được thanh toán tạm ứng; cuối năm tổng hợp chung trong báo cáo quyết toán của đơn vị. Trong thời gian 7 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ thanh toán tạm ứng của cơ quan, đơn vị, Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm thực hiện thanh toán tạm ứng kinh phí đoàn ra cho cơ quan, đơn vị.

Trên đây, Vntrip đã gửi đến bạn đọc những quy định của pháp luật về đi công tác nước ngoài.

Bài viết liên quan:

• Đi công tác về người nhận tạm ứng phải làm những gì?
• Kinh nghiệm hữu ích khi đi công tác nước ngoài bạn nên biết