Những quy trình cơ bản chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital transformation) tuy là xu hướng của thời đại song không có một định nghĩa chung nào cho khái niệm này. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức có mô hình và phương thức quản lý khác nhau thì định nghĩa về chuyển đổi số cũng sẽ khác nhau.

Tuy vậy, bản chất của chuyển đổi số là việc sáng tạo ra phương thức sản xuất (hoạt động) mới dựa trên công nghệ, dữ liệu số và từng bước chuyển đổi sang phương thức đó. Và để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình chuyển đổi số tổng thể và phù hợp.

Mục đích và lợi ích của chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Theo các chuyên gia phân tích và nghiên cứu thị trường thì 5 mục đích cuối cùng mà các doanh nghiệp chuyển đổi số hướng đến bao gồm: 

– Tăng tốc độ ra thị trường

– Tăng cường vị trí cạnh tranh trên thị trường

– Thúc đẩy tăng trưởng doanh thu

– Tăng năng suất của nhân viên

– Mở rộng khả năng thu hút và giữ chân khách hàng

Và chuyển đổi số thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp: từ điều hành quản lý đến nghiên cứu, kinh doanh…

– Giúp cắt giảm chi phí vận hành

– Tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn

– Lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời

– Tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên

– Tăng hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Những phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp miễn phí

Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp diễn ra như thế nào?

Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp gồm 6 bước độc lập như sau:

Bước 1: Đánh giá tình trạng và xác định mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp

Việc nhìn nhận và đánh giá lại doanh nghiệp trên mọi mặt: nhân lực, tài chính, công nghệ và văn hóa doanh nghiệp là bước đầu tiên trong quy trình chuyển đổi số. Những khảo sát, tổng hợp dữ liệu và quan sát thực tế sẽ cho thấy mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp. Từ đó sẽ xác định được mục tiêu của chuyển đổi số.

Bước 2. Lập kế hoạch và chiến lược thực hiện

Sau khi xác định được mục tiêu để đưa ra các giải pháp chuyển đổi số cụ thể, ban lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp cần đưa ra một kế hoạch chi tiết nhất bao gồm:những việc cần làm, nguồn lực, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành dự kiến,…

Bước tiếp theo trong quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp là xác định chiến lược đúng đắn. Doanh nghiệp có thể tham khảo tài liệu của Bộ TT&TT hoặc tìm hiểu các doanh nghiệp đã chuyển đổi số thành công. Từ đó kết hợp với những nền tảng, mục tiêu và đặc thù riêng của doanh nghiệp để xây dựng chiến lược phù hợp.

Nike và chiến lược chuyển đổi số thành công

Bước 3. Số hóa tài liệu, quy trình

Đây là bước cơ bản nhất trong quy trình chuyển đổi số ở doanh nghiệp. Việc chuyển đổi các tài liệu giấy thành định dạng kỹ thuật số và có thể lưu trữ tài liệu trên Cloud giúp doanh nghiệp tăng độ bảo mật, dễ dàng quản lý, tìm kiếm dữ liệu khi cần. 

Chuyển đổi số các quy trình hoạt động trong doanh nghiệp cũng sẽ mang lại hiệu quả tối ưu. Việc này giúp tiết kiệm thời gian làm việc và giải quyết vấn đề, giảm thiểu chi phí nhân sự và tăng năng suất xử lý công việc,… Cùng với đó, quy trình làm việc với khách hàng sẽ dễ dàng hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng. 

Bước 4. Chuẩn bị về nhân lực

Yếu tố con người trong chuyển đổi số là điều cần được chú trọng hơn cả. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần có nguồn nhân lực chất lượng cao: kiến thức chuyên môn vững vàng, luôn sẵn sàng thay đổi và ứng phó rủi ro kịp thời. Trên thực tế, việc đào tạo nguồn nhân lực luôn được chú trọng tại những doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.

Ngoài ra, môi trường và văn hóa làm việc phù hợp, cởi mở của doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, thúc đẩy nhân viên đổi mới giúp việc chuyển đổi số diễn ra thuận lợi hơn. 

Bước 5. Đầu tư, áp dụng công nghệ mới

Có tới 80% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam gặp khó khăn trong việc xây dựng hạ tầng công nghệ phục vụ chuyển đổi số. Vậy nên, việc đầu tư, áp dụng công nghệ mới phải được chuẩn bị và thực hiện một cách kỹ lưỡng và toàn diện. Tuy các nền tảng công nghệ phục vụ chuyển đổi số ngày càng phổ biến nhưng không phải nền tảng nào cũng phù hợp. Hãy đảm bảo rằng nền tảng công nghệ đó phù hợp với đặc thù doanh nghiệp và thân thiện với nhân viên.

Vntrip TMS là phần mềm quản lý công tác và du lịch phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp. Với tính năng thông minh và tiện lợi, Vntrip TMS  giúp doanh nghiệp giảm bớt những lo lắng như vấn đề thời gian tìm kiếm phòng khách sạn – vé máy bay, quản lý hóa đơn công tác và có hệ thống báo cáo chi tiết. Đây cũng được coi là một công nghệ giúp doanh nghiệp chuyển đổi số một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Vntrip TMS  giải pháp số hóa quản lý công tác và du lịch cho doanh nghiệp

>>> Xem thêm: VNTRIP TMS: Nền tảng quản lý công tác phí 4.0 dành cho doanh nghiệp

Bước 6: Đánh giá và cải thiện

Sau khi thực hiện 5 bước trên, doanh nghiệp cần xem xét, đánh giá lại quá trình và kết quả. Từ đó, doanh nghiệp sẽ vạch ra những việc cần làm để nâng cao chất lượng chuyển đổi số. 

Chuyển đổi số là một hành trình dài yêu cầu doanh nghiệp phải nỗ lực không ngừng và có một chiến lược chuyển đổi số cụ thể, rõ ràng dựa trên những phân tích thực tế cũng như sự kiên định, quyết đoán trong quá trình triển khai. Hy vọng rằng doanh nghiệp của bạn sẽ sớm hội nhập với xu hướng toàn cầu này.